Soorten en hoofdfasen van zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie is een integraal onderdeel van het leven van de moderne samenleving. Elke dag op het werk nemen mensen met een bepaalde status en die een bepaalde functie innemen, hun toevlucht tot verschillende soorten ervan en houden zich strikt aan de openbare en privéregels van de zakelijke etiquette. Correct gestructureerde zakelijke communicatie zal zelfs een beginnende manager leiden tot het succesvol bereiken van het doel.

Achter het concept van zakelijke communicatie gaat een soort communicatie schuil, waarvan het doel niet het onderhandelingsproces zelf is, maar de oplossing van een specifiek probleem of het bereiken van een bepaald doel, dat bindend is voor alle deelnemers aan het gesprek en buiten de het communicatieproces zelf.

Dit type communicatie verschilt van andere typen door de aanwezigheid van de volgende omstandigheden:

• doel, motieven of activiteit moeten gemeenschappelijk zijn voor alle gesprekspartners;
• onderhandelaars bevinden zich in een gemeenschappelijk ruimte-tijdinterval: zakelijke communicatie kan plaatsvinden in elke organisatie, groep of team;
• alle deelnemers aan dit proces zijn met elkaar verbonden, sociale rollen zijn duidelijk tussen hen verdeeld en er wordt een communicatiehiërarchie opgebouwd;
• communicatie in deze context heeft strikte regels die door alle deelnemers moeten worden nageleefd, ongeacht de status: de gedragsnormen in een werkomgeving zijn zakelijke etiquette.

De basisregels van de zakelijke etiquette omvatten de volgende:

• Zakelijke gesprekspartners moeten zich aan een bepaalde communicatiestijl houden, hun gedachten helder en beknopt formuleren, zwaarwegende argumenten voor hun standpunt geven en de gesprekspartner kunnen luisteren en horen. Dit zal u helpen om een ​​productief gesprek te voeren zonder onnodige tijd van zakenmensen te nemen.
• Met dergelijke communicatie kunnen de deelnemers aan het gesprek moet zo beleefd mogelijk zijn... Zakelijke bijeenkomsten streven een soort voordeel na, dus soms moet je communiceren met niet erg prettige mensen.
• Begrijpelijke woorden en eenvoudige zinnen zijn inherent aan deze stijl. Uitgedrukt in complexe bewoordingen en vreemde woorden, kun je een persoon misleiden of zelfs beledigen. Op zijn beurt zal dit interfereren met het bereiken van het gestelde doel.

Zakelijke communicatie heeft drie hoofdfuncties die verschillende uiteindelijke doelen en principes van menselijke impact hebben:

• Informatie en communicatie de functie omvat het verzamelen en vormen van specifieke informatie door de deelnemers aan het gesprek, evenals de uitwisseling van opgebouwde kennis tijdens het onderhandelingsproces.
• Regelgevend en communicatief de functie is gericht op het corrigeren van het gedrag van deelnemers aan communicatie. Tijdens zakelijke communicatie reguleert het onderwerp niet alleen zijn eigen gedragsmodel, maar ook andere deelnemers aan het gesprek. Om deze functie te vervullen zijn de volgende methoden geschikt: overreding of suggestie in het kader van de spraaketiquette, kopieergedrag.
• Effectief communicatief functie is direct gerelateerd aan de emotionele aspecten van de onderwerpen van communicatie.

Alle bestaande vormen van zakelijke communicatie worden geclassificeerd volgens vele parameters. Laten we eens kijken naar de meest populaire onder de bestaande.

Afhankelijk van de wijze van informatie-uitwisseling wordt onderscheid gemaakt tussen mondelinge en schriftelijke zakelijke communicatie:

1. Schriftelijke vormen van zakelijke communicatie omvatten allerlei officiële documenten. Dit kan een referentierapport zijn, een toelichting, verslagen en notulen van vergaderingen, zakelijke brieven, een verklaring, een intern statuut van een bedrijf, een afschrijvingswet, een opdracht, een schriftelijke indicatie, een functieomschrijving en nog veel meer . Elk officieel document met handtekeningen of zegels is een onderwerp van zakelijke communicatie.
2. Onderhandelingen, vergaderingen, vergaderingen, zakelijke gesprekken, rapporten, planningsvergaderingen kunnen worden toegeschreven aan het mondelinge type zakelijke communicatie.

Door de interactie tussen de deelnemers zijn er directe en indirecte soorten zakelijke communicatie:

• Directe communicatie omvat onderhandelingen tussen partners zonder het gebruik van extra middelen, dat wil zeggen dat de gesprekspartners zich in dezelfde ruimte bevinden en face-to-face communiceren.
• Indirect contact vindt plaats bij het gebruik van moderne communicatiemiddelen - telefoon, e-mail, videocommunicatie.
• Met communicatie op afstand kunt u snel een aantal problemen tussen partners uit verschillende landen oplossen. Maar de ervaring leert dat face-to-face gesprekken het meest productief zijn.

Een andere classificatie omvat de verdeling van soorten zakelijke communicatie in verbale en non-verbale communicatie:

1. Verbale communicatie omvat interactie tussen mensen die menselijke spraak gebruiken. Met behulp van taalsystemen en afhankelijk van de bedoelingen van een persoon worden spraakteksten gevormd. Ze kunnen zowel schriftelijk als mondeling zijn.
2. Non-verbale interactie tussen mensen vindt plaats zonder het gebruik van spraak. Het middel van deze communicatie is de externe manifestatie van gevoelens en emoties - gebarentaal, gezichtsuitdrukkingen, blik en motorische vaardigheden van het lichaam. Ze zijn verenigd door een gemeenschappelijk concept: kinestiek.

Naast typen zijn er ook vormen van zakelijke communicatie, ze zijn onderverdeeld in monologisch en dialogisch.

1. De eerste groep omvat vormen van communicatie met één deelnemer: verslag, oproep, welkomstwoord, reclame. In dit geval treedt een persoon op als redenaar en geeft hij wat informatie door aan de luisteraar. Hij moet duidelijk begrijpen waar hij het over heeft en zijn gedachten duidelijk kunnen uiten.
2. Dialoogvormen veronderstellen de aanwezigheid van twee of meer deelnemers.

Onderhandelingen zijn een geschikte vorm van communicatie bij het bespreken van de belangrijkste zaken en zijn:

• verticaal - met hogere autoriteiten;
• horizontaal - binnen de organisatie;
• ongeoorloofd - dat wil zeggen, ongepland, uitgevoerd na school;
• op het hoogste niveau - alleen personen met de status van hoofd van geïnteresseerde bedrijven ontmoeten elkaar;
• aan de uitgebreide tafel - een vergadering van werkgroepen of speciaal benoemde commissies.

Onder andere gesprekken hebben het meest informele, vereenvoudigde karakter. interacties in een werkomgeving. Dit formulier omvat elk contact op het werk dat is ontworpen om een ​​probleem op te lossen. Niet iedereen heeft de gave om op het juiste moment een informeel gesprek met zijn superieuren te voeren en hen tactvol naar de oplossing van de relevante problemen te leiden.

Discussie of dispuut is de manier om het probleem op te lossen door verschillende, vaak tegengestelde standpunten te vergelijken. Het resultaat van een vruchtbare discussie is de vaststelling van één enkele beslissing in onderling overleg tussen de partijen, na beurtelings te hebben geluisterd naar alle positieve en negatieve aspecten. Deze vorm van communicatie heeft de meest levendige emotionele kleur, maar in zakelijke kringen is het gebruikelijk om enkele regels te volgen. Tegenstanders moeten niet lang praten, elkaar onderbreken.

Het is gebruikelijk om het proces van een zakelijk gesprek vanaf het begin tot het bereiken van een bepaald doel op te delen in bepaalde fasen of fasen.

Laten we elk van hen in meer detail bekijken.

• Voorbereiden op een afspraak. In dit stadium is het erg belangrijk om een ​​plan te schetsen voor het komende gesprek, om voor jezelf duidelijk de reeks taken te definiëren die nodig zijn om problemen op te lossen. Van tevoren is het de moeite waard om navraag te doen bij de gesprekspartner, op basis waarvan u de tactiek van het gesprek en de nodige argumenten kunt kiezen. Het resultaat van de bijeenkomst hangt namelijk af van hoe zinvol de bijeenkomst zal zijn.
• Plaats- en tijdmarkering voor onderhandelingen. De definitie van deze parameter hangt af van de rol van de gesprekspartners. Meestal worden de coördinaten van de onderhandelingen bepaald door de superieure gesprekspartner. Als de bijeenkomst op voet van gelijkheid is, kunnen de deelnemers onderling overeenkomen.

• Opzetten en contact maken met de gesprekspartner. Deze fase is, door zijn functionele doel, het begin van onderhandelingen. Vaak voegt de eerste blik of het woord van de gesprekspartner een onbewuste houding ten opzichte van hem toe en beïnvloedt het de wens om het gesprek voort te zetten. Tijdens het leggen van contact is het belangrijk om de gesprekspartner zo snel mogelijk te winnen en het podium te voltooien door psychologisch contact te leggen - het moment waarop alle deelnemers aan de communicatie klaar zijn om ter zake te komen.
• Probleemidentificatie en uitwisseling van beschikbare informatie. In deze fase is het belangrijk om alle vragen die van belang zijn uit te spreken, de richting van het gesprek aan te geven, een algemeen begrip van het probleem te geven.
• Argumenten voor de voorgestelde oplossing... De argumentatiefase is nauw verbonden met de vorige fase en vloeit daar soepel uit voort. Tijdens deze periode is het erg belangrijk om alle positieve aspecten van uw visie op het oplossen van het probleem op te merken, om overtuigingsvaardigheden toe te passen, vooral als de gesprekspartner een ander standpunt aanhangt.
• Tegenargumenten. In dit stadium wordt geluisterd naar de tegenargumenten van de gesprekspartner, die het misschien niet altijd eens is. Het is belangrijk om goed en rustig naar de gesprekspartner te luisteren om de essentie van zijn standpunt te begrijpen. Begeleidende vragen helpen u te begrijpen of het bezwaar te maken heeft met een gebrek aan verstrekte informatie.
• Een compromis vinden bij het oplossen van het probleem. In het proces van afwisselend aandragen van argumenten en voorstellen wordt gezocht naar een oplossing die bij alle onderhandelingspartijen past.
• Besluitvorming. Deze fase betekent de overeenstemming van alle partijen met één standpunt, tot een gemeenschappelijke noemer komen.

• Fixatie van resultaten. Alle zakelijke bijeenkomsten worden afgesloten met de ondertekening van een schriftelijke bevestiging van een gezamenlijk besluit.De overeenkomst is een weerspiegeling van het feit dat de vergadering een voor iedereen aanvaardbaar eindresultaat heeft.
• Beëindig het contact. Nadat je belangrijke zaken hebt besproken, moet je goed afscheid kunnen nemen van de gesprekspartners, misschien een visitekaartje achterlaten of contactgegevens van partners opvragen.
• Analyse de behaalde resultaten. Deze fase is definitief. Het is ontworpen om te laten zien hoe de genomen beslissing correct en winstgevend was voor de deelnemers aan het gesprek.

De sleutel tot een succesvol bedrijf is een goed gestructureerde zakelijke communicatie met uw klanten en partners. Om dit te bereiken, moeten enkele nuances in acht worden genomen.

• Je moet de situatie altijd onder controle houden. Het uiten van emoties en gevoelens is ongepast in een zakelijke omgeving. Gevoelens van angst en onzekerheid kunnen de besluitvorming belemmeren en gevoelens van medelijden veroorzaakt door de manipulatie van de gesprekspartner kunnen leiden tot het ondertekenen van een onrendabel contract. De manifestatie van onmatigheid en agressie tijdens dialogische vormen van communicatie, zoals discussie, is onaanvaardbaar. Met een onevenwichtige en altijd twijfelende partner wil bijna niemand ermee te maken krijgen.
• Inspelen op de wensen van de klant - een ander belangrijk onderdeel van succesvol bedrijfsbeheer, omdat in elk bedrijf alle activiteiten van het bedrijf gericht zijn op het voldoen aan de behoeften van de klant. Aandacht en hoffelijkheid, service van topklasse zorgen ervoor dat de klant weer terugkomt.
• Planning en het vermogen om het hoofd van het secundaire te onderscheiden. Bij elke onderhandeling is het belangrijk om kort en duidelijk te spreken, zonder diep in te gaan op de details van het tweede plan. Mensen uit het bedrijfsleven hebben meestal weinig tijd, dus u moet geen lange monologen voorbereiden voor belangrijke vergaderingen.
• Zakelijke relaties mogen persoonlijke relaties niet hinderen. Zelfs als iemand een hekel heeft, betekent dit niet dat hij niet nuttig kan zijn in zakelijke zin. De manifestatie van een welwillende en ondersteunende houding, oprechte interesse in de argumenten van de gesprekspartner zal een productieve ontmoeting mogelijk maken.
• Eerlijkheid en transparantie van intenties. Tijdens onderhandelingen moet u zich oprecht gedragen en uw woorden bevestigen met feiten en statistieken. Elke oneerlijke handeling ter wille van een winstgevende deal kan immers het vertrouwen van de partner blijvend ondermijnen en de reputatie schaden.
• Kennis van de basisprincipes van zakelijke etiquette.

Onderstaande video beschrijft de 5 basisregels van zakelijke communicatie.