De subtiliteiten van de psychologie van zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie is fundamenteel anders dan gesprekken over alledaagse onderwerpen. De subtiliteiten van de psychologie van dit soort gesprekken vereisen de vorming van etiquette om tot wederzijds voordelige samenwerking te komen.

Zakelijke communicatie is het creëren van een complex meertraps proces van het creëren van relaties tussen gesprekspartners, die verbonden zijn door gemeenschappelijke professionele belangen. Kenmerkend is het strikte gedrag binnen de vastgestelde grenzen, beperkt door de etiquette van officiële activiteiten met een vleugje nationale tolerantie.

Etiquette is ondergeschikt aan twee categorieën: een lijst met voorschriften en instructies. Deze laatste vertegenwoordigen de houding van werknemers ten opzichte van een hogere functie, terwijl normen de psychologische aspecten zijn van de interactie tussen werknemers met een gelijke positie in het loopbaanladdersysteem.

Beide groepen gehoorzamen echter aan de algemene vereisten van beleefde samenwerking. Persoonlijke interesses, antipathieën en negatieve stemmingen mogen het verloop van het werk niet beïnvloeden.

De communicatiecultuur is in verschillende hoofdfasen, die zorgen voor verdere relaties tussen zakenpartners:

• Een beleefde groet om de andere persoon een vriendelijke instelling te tonen. Mensen moeten elkaar vertrouwen in het kader van gezamenlijke activiteiten;
• Kennismaken betekent contact leggen om elkaar visueel voor te stellen;
• Richten op een specifiek onderwerp;
• Bespreking van het doel of de oplossing van een gevoelig probleem;
• De uitkomst van het gesprek.

Kennis van de regels van zakelijke communicatie stelt een persoon in staat om snel de carrièreladder te beklimmen, waardoor zijn status en belang in de samenleving toenemen. In het proces van verbetering vormt het individu een bepaalde gedragsstijl, die in de meeste gevallen afhangt van het type activiteit:

1. humanistisch... Deze aanpak wint steeds meer aan populariteit, omdat het gaat om het bieden van ondersteuning en het gezamenlijk zoeken naar een oplossing voor het probleem. De werknemer wordt gezien als een persoon met individuele kwaliteiten, rekening houdend met zijn emoties en karakter;
2. Manipulatief. De leidinggevende of collega gebruikt de gesprekspartner als instrument om bepaalde doelen te bereiken. Persoonlijke strikte controle over de uitvoering van taken is bijvoorbeeld de manipulatie van de ene partner over de andere;
3. Rituele stijl, in tegenstelling tot humanistisch, impliceert het creëren van de gewenste status in de samenleving. Zakelijke en persoonlijke kwaliteiten worden uitgewist tegen de achtergrond van een bepaald "masker", waarvan de kenmerken van tevoren zijn vastgesteld. Dit is een dagelijkse rol voor elke medewerker, individueel gevormd.

Kennis van communicatiebeleid stelt u in staat zakelijke contacten te leggen, omdat zakelijke communicatie een integraal onderdeel is van de beheersing van organisatieprocessen. Eigenaren, managers en werknemers moeten hun gedachten en ideeën effectief communiceren aan andere mensen binnen en buiten het bedrijf.

Deze vorm van communicatie op het werk is een verbale overdracht van informatie. Verbale communicatie kan de vorm aannemen van vergaderingen, persoonlijke gesprekken, telefoongesprekken en videoconferenties. Het is de beste vorm van zakelijke communicatie, omdat het de gesprekspartners in staat stelt elkaar visueel te evalueren.

Non-verbale communicatie wordt weergegeven door zakelijke notities, officiële brieven, documenten en verschillende aankondigingen. Om dezelfde soort boodschap naar meerdere mensen te sturen, is non-verbale communicatie van praktisch belang. Het kan helpen bij het verzenden van technische instructies en het demonstreren van diagrammen, grafieken die moeten worden bekeken om te kunnen werken.

Ook non-verbale communicatie tijdens een persoonlijke ontmoeting komt tot uiting in verschillende gebaren, houdingen en gezichtsuitdrukkingen. Gedrag bevat aanvullende informatie voor de gesprekspartner en helpt hem om passende conclusies te trekken.

Technologie heeft nieuwe vormen van zakelijke communicatie mogelijk gemaakt. Met e-mail, webconferenties en sociale netwerken kunt u zakelijke communicatie voeren met meerdere personen tegelijk. Officiële websites van bedrijven verminderen het niveau van communicatie met de consument, terwijl ze tegelijkertijd de sterke kwaliteiten en kenmerken van het bedrijf aantonen.

Bij het aangaan van een zakelijke relatie is directe communicatie echter belangrijk, wat helpt om oogcontact te maken en een visuele representatie van de gesprekspartner te vormen. Het is belangrijk dat beide zijden zich in dezelfde tijd en ruimte bevinden, omdat het nodig is dat de deelnemers een goede indruk maken. Persoonlijke aanwezigheid kan een sterke impact hebben op het gehele zakelijke communicatieproces.

Direct contact is niet altijd mogelijk afhankelijk van de situatie. Precies, evenals het bespreken van de kwestie met meerdere personen vormt een barrière voor de uitwisseling van informatie. Zakelijke communicatie neemt daardoor een andere vorm van interactie aan:

• Zakelijke correspondentie... Orders, brieven en decreten zijn een indirecte vorm van communicatie. Schriftelijke communicatie is noodzakelijk om conflicten of acute situaties zowel binnen de organisatie als tussen rechtspersonen op te lossen;
• persconferentie omvat het informeren van het publiek om actuele kwesties te bespreken door middel van een bijeenkomst van ambtenaren met vertegenwoordigers van de media;
• Ontmoeting. Het wordt direct binnen de organisatie uitgevoerd om het probleem tussen medewerkers te formuleren en op te lossen. De leidinggevende dient werkzaamheden met meerdere medewerkers tegelijk te bespreken.

In de loop van de professionele activiteit doen zich verschillende situaties voor die betrekking hebben op de vormen van zakelijke communicatie. Sommige kunnen niet zonder conflict worden opgelost, andere vereisen een tolerante benadering. Het proces wordt belemmerd door de emotionele uitbarstingen van individuen die hun eigen standpunt verdedigen.

Het hebben van persoonlijke kenmerken is een aanvulling op de definitie van zakelijke communicatie. De samenwerkende partijen nemen de gevestigde etiquette in acht, die zich ontwikkelt afhankelijk van nationale en professionele kenmerken. Ook psychologie, taalgedrag en de perceptie van de deelnemers van het staatsapparaat hebben een grote invloed op het verloop van het gesprek.

De strategie die de basis vormt van het gesprek moet correct worden gekozen. Hiervoor wordt aanbevolen om eerst rekening te houden met de kenmerken van de gesprekspartner:

• type temperament en uitdrukking van emoties;
• taalkenmerken;
• nationale gebruiken;
• professionele sfeer;
• functie in het bedrijf;
• tolerantie en houding ten opzichte van mensen met een andere nationaliteit.

Ethiek in de filosofie van zakelijke communicatie speelt een belangrijke rol en is tegenwoordig een urgent probleem. Bijna iedereen voert dagelijks een commerciële transactie uit. Bovendien behoort een aanzienlijk deel van het leven tot deelname aan en voorbereiding op professionele activiteiten.

Als onderdeel van uitgebreide ethische programma's hebben veel bedrijven intern beleid ontwikkeld dat het culturele gedrag van werknemers aanpakt. Het beleid wordt zowel in eenvoudige oproepen tot naleving van de algemene cultuurregels als in een meer gedetailleerde code uitgevoerd.

Deze laatste bevat specifieke gedragsvereisten die de verwachtingen van het bedrijf van werknemers uitdrukken. Intern beleid is ook een lijst met aanbevelingen voor het oplossen van enkele veelvoorkomende problemen die zich voordoen tijdens het zakendoen.

Bedrijfsethiek is gebaseerd op twee gebieden: pragmatisme en voorschrift. Het eerste principe is om het maximale voordeel uit meer mensen te halen. De kosten moeten worden gecompenseerd door de cumulatieve voordelen van zakelijke contacten en overeenkomsten.

Het morele bevel is dat: beslissingen die door een individu worden genomen, mogen niet afhangen van de gevolgen en regels die door de samenleving worden opgelegd. Zo mag de organisatie niet liegen tegen de consument over de diensten die zij levert.

Het kennen van de zakelijke etiquette is relevant omdat het de geïnterviewde helpt een voordeliger standpunt in te nemen. De gesprekspartners moeten echter rekening houden met de belangen van elkaar en voortbouwen op wederzijds voordeel bij het bespreken van het doel. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om standpunten te verdedigen met een goed gedefinieerde toespraak, waarbij u uw gedachten correct formuleert. Het bereiken van een positief resultaat hangt af van wederzijds begrip en samenwerking van beide partijen.

Het gebied van zakelijke communicatie raakt bijna alle gebieden van het dagelijks leven. Dergelijke uitgebreide interactie is geen uitzondering op de lijst van interpersoonlijke communicatie, die aanpassing van processen vereist.

Het verloop van zakelijke onderhandelingsprocessen is gebaseerd op de basisprincipes:

• Zakelijke communicatie heeft niet alleen invloed op de bespreking van specifieke onderwerpen, maar ook op de persoonlijke relatie van de gesprekspartners. Elk contact is dus niet compleet zonder interpersoonlijke botsing;
• Elke persoon initieert de continuïteit van het gesprek door middel van verbale en non-verbale gebaren. Dankzij dergelijke berichten trekt de gesprekspartner conclusies en simuleert hij de huidige situatie;
• Doelgerichtheid. Elke communicatieve handeling heeft een specifiek doel: zakelijk contact leggen of een algemeen probleem oplossen. Daarnaast zijn er ook latente taken. Wanneer bijvoorbeeld een probleem wordt beschreven om de essentie van de bijeenkomst over te brengen, kan de presentator onbewust aan het publiek eruditie en welsprekendheid demonstreren;
• Multidimensionaliteit is niet alleen gebaseerd op de circulatie van informatie tussen gesprekspartners, maar ook op de juiste regulering van relaties. Een gesprek is een uitzending van persoonsgegevens en een overeenkomst tussen zakenpartners. Tegelijkertijd is er een manifestatie van een emotionele achtergrond tussen individuen. Zo kan een van de gesprekspartners een dominante positie uitspreken ten opzichte van zijn partner.

De gedragsregels bepalen de toon van het gesprek. Elk verkeerd gebaar en elk onzorgvuldig woord kan een miljoenendeal verstoren, terwijl een welwillende instelling zal helpen om een ​​lucratief contract te sluiten. Het is belangrijk om de lijst met basisnormen voor een positief resultaat van zakelijke communicatie te kennen.

Het is noodzakelijk om het optimale tempo van het gesprek aan te houden en psychologische technieken te gebruiken. Een langzame conversatie leidt de gesprekspartner af van de belangrijkste informatie-uitwisseling. Anderzijds is het dankzij snelle spraak bijna onmogelijk om de nodige informatie over te brengen aan de luisteraar. Door af te wisselen tussen lange en korte berichten kan een positief resultaat worden bereikt.

Suggesties die overladen zijn met informatie, moeten worden opgesplitst in kleinere, licht verteerbare suggesties. Gebruik echter niet alleen korte passages die niet de gewenste indruk maken.

Bij het maken van een afbeelding wordt aanbevolen om verschillende normen in acht te nemen die het succespercentage verhogen:

1. Het begin van een gesprek mag niet lastig zijn met zakelijke voorstellen. De gesprekspartner kan ze opvatten als agressieve aanvallen, waarop hij onmiddellijk zal reageren met extreme afkeer van het gesprek;
2. Correct gestelde vragen helpen de gesprekspartner tot de juiste gedachte te komen en een gespannen gesprek af te zwakken;
3. Je moet niet openlijk je eigen standpunt uiten. Als dit niet kan worden vermeden, dan is het nodig om de gedachte te verhullen onder een subjectieve mening, zacht en onopvallend uitgedrukt;
4. Zakelijke communicatie vereist respect voor de etiquette. Het overschrijden van de grenzen van culturele normen heeft een negatief effect op het verloop van de communicatie;
5. Het wordt niet aanbevolen om kant-en-klare oplossingen uit te drukken.Het aanmoedigen van zelfinferentie draagt ​​bij aan de dispositie van de gesprekspartner en een gunstig resultaat van interpersoonlijk contact.

Het vermogen om gedachten te verwoorden en de juiste strategie kunnen de kansen op het bereiken van een doel vergroten. Tegelijkertijd moeten de deelnemers hun eigen rol vervullen in het kader van wederzijds voordelige samenwerking. Gesprekspartners moeten rekening houden met elkaars belangen en gevestigde culturele normen respecteren.

Bij het voeren van zakelijke communicatie mag men de professionele ruimte niet verlaten. In het dagelijks leven kan de gesprekspartner zowel een manager als een mid-level medewerker zijn. Beide deelnemers vervullen de rol van beroepsactiviteit. In het werk zijn samenwerking en actieve interactie belangrijk.

Zie de volgende video voor nog meer informatie over de belangrijkste zakelijke communicatievaardigheden.