Zakelijke etiquette en ethiek

De huidige zakelijke realiteit is dat slechts 15% van de middelgrote en grote ondernemers die hun positie in de markt willen versterken, het doel bereikt. Het is om deze reden dat de relevantie van zakelijke etiquette toeneemt, aangezien niet-naleving van de normen, om een ​​aantal andere redenen, vaak leidt tot het verbreken van nuttige zakelijke relaties.

In een brede interpretatie is ethiek een reeks algemene attitudes die gericht zijn op het reguleren van sociale relaties. Dienovereenkomstig behandelt bedrijfsethiek kwesties die verband houden met de geaccepteerde volgorde en stijl van interactie op het gebied van zaken.

De details van de ethische aspecten van zakelijke relaties zijn zakelijke etiquette, waaronder bijvoorbeeld de onderhandelingsprocedure, gedragsregels, zakelijke tradities en rituelen, elementen van ondergeschiktheid, manieren en stijlen van communicatie en schrijven, evenals kwesties van correct omgaan met partners en zakencollega's.

Het belang van ethiek en etiquette, als integraal onderdeel daarvan, ligt in het feit dat het regelgevingskader dat is ontstaan ​​als gevolg van langdurige praktijk de communicatie aanzienlijk vereenvoudigt, waardoor een begrijpelijke en publiek toegankelijke context in het bedrijfsleven wordt gecreëerd die het mogelijk maakt u om uw doelen correct te bereiken en aanzienlijk tijd te besparen.

Met andere woorden, we hebben het over een speciaal algoritme voor het oplossen van zakelijke problemen, waarmee rationeel en in een conflictvrije vorm de gewenste zakelijke doelen kunnen worden vastgesteld en bereikt. Het vaardigheidsniveau van dit algoritme maakt het mogelijk om directe conclusies te trekken over de mate van professionaliteit van een zakenpartner of tegenstander in een zakelijk geschil.

Hierbij is het belangrijk om de volgende basisprincipes in acht te nemen:

• stiptheid overal en in alles;
• naleving van informatiebeveiliging;
• gezond altruïsme;
• gunstig imago dat overeenkomt met de zakelijke omgeving;
• Correcte mondelinge en schriftelijke taal;
• naleving van de regels van de zakelijke spraakcultuur.

De soorten zakelijke correspondentie zijn gevarieerd en kunnen, met een zekere mate van conventie, worden onderverdeeld in twee hoofdtypen:

• interstatelijk - tussen staatsorganisaties, buitenlandse vertegenwoordigingen en ambtenaren (verschillende nota's, memoranda en andere vormen) - elementen van diplomatieke betrekkingen;
• reclame - semi-officiële brieven die worden gebruikt op het gebied van zakelijke relaties tussen instellingen en organisaties.

De stijl van het schrijven van een dienstbrief heeft, ondanks de taalkundige en enkele traditionele verschillen, een bepaalde gemeenschappelijke basis en een groep richtlijnen ontwikkeld door de gevestigde praktijk. Zo zijn een aantal protocolvereisten, bepaald door de positie van de afzender en de geadresseerde, gebaseerd op de initiële instellingen van wederzijds respect en correctheid. Daarom moet het, ongeacht het type document, structureel de volgende elementen bevatten:

• beroep (officiële status van de geadresseerde);
• compliment (beleefd einde van de brief);
• handtekening;
• datum (dag, maand, jaar en plaats van schrijven van het bericht);
• het adres van de afzender (achternaam, functiestatus, adres worden bovenaan of onderaan de 1e pagina van de brief geplaatst).

Daarnaast zijn er een aantal bepalingen die direct verband houden met brieven:

• zakelijke brieven worden uitsluitend op de voorzijde op formulieren of vellen papier gezet;
• pagina's zijn genummerd in Arabische cijfers;
• berichten zijn gevuld met gedrukte tekst;
• doorhalingen en correcties in de hoofdtekst van het document zijn onaanvaardbaar;
• het document is gevouwen met tekst naar binnen;
• de wachttijd voor een antwoord op een brief is maximaal tien dagen.

Een zakelijke boodschap moet een uitgesproken doelgerichtheid hebben en één vraag bevatten, en de hele betekenis van de tekst moet volledig en volledig gehoorzamen aan de inhoud, of het nu een dealvoorstel, een commercieel verzoek of alleen relevante informatie is.

De classificatie van zakelijke berichten is divers en hangt af van hun functionele en doelgerichte oriëntatie. Letters zijn bijvoorbeeld:

• informeren;
• lijkt op;
• uitnodigingen;
• informatie beoordelingen;
• bestellingen;
• begeleidend;
• andere types.

In commerciële correspondentie, de meest typische:

• verzoeken;
• suggesties;
• bestellingen;
• klachten;
• garantiebrieven.

Als een van de vormen van zakelijke communicatie, in de strikte zin van de definitie, zijn brieven verdeeld in 2 soorten - zakelijk en privé-ambtenaar.

Zakelijk omvat correspondentie die tussen organisaties en instellingen circuleert. Een privé-officiële brief is een bericht dat door een particulier naar een instelling wordt gestuurd, of omgekeerd door een instelling - naar een particulier.

Voor het voeren van zakelijke correspondentie gelden een aantal regels.

• De brief moet het ontstaan ​​van zakelijke interesse in de ontvanger stimuleren, duidelijk en op basis van overtuigend bewijs, de voordelen van het partnerschap aantonen en de ondoelmatigheid van het verbreken van het partnerschap. De tekst moet een stimulerend, motiverend karakter hebben om samen te werken.
• Buitensporige persoonlijke emoties in een zakelijke brief zijn niet de beste manier om uw zaak te bewijzen en het probleem op te lossen.
• Om overbelasting en verstopping van de tekst van de brief te voorkomen, moet u alle figuurlijke vergelijkingen, metaforen, allegorieën en hyperbool vermijden.
• Voor een duidelijke en beknopte presentatie van het onderwerp is het beter om eenvoudige zinnen te gebruiken en bijzonderheden en overdreven details te vermijden. Het hoofdidee van het bericht moet worden ondersteund door uiterst relevante argumenten, die meestal in bijlagen bij de brief worden geplaatst (diagrammen, grafieken, digitale gegevens).
• In de tekst moeten alinea's worden gemarkeerd, die elk een onafhankelijke gedachte vertegenwoordigen en op een nieuwe regel beginnen.

• Gebruik in een zakelijk geschreven bericht geen beschrijvende bijvoeglijke naamwoorden, onnodige verduidelijkingen en details. Aan het einde van het schrijven is het raadzaam om het document te controleren en zinnen te verwijderen die niet de werkelijke semantische inhoud bevatten.
• Geletterdheid is een basiselement van tekst. De aanwezigheid van spel- en andere fouten in het bericht is onaanvaardbaar.
• Het onderwerp van de brief is verplicht. Het onderwerp in de documenten moet kort en bondig worden weergegeven, dit bespaart tijd bij het lezen en karakteriseert de afzender positief. Als de brief per e-mail wordt verzonden en bijzonder belangrijke informatie bevat, moet u deze voorzien van een speciale "vlag" die beschikbaar is in de elektronische dienst.
• Een goede leesbaarheid van de tekst wordt geboden door Arial- of Times New Roman-lettertypen met een gemiddelde lettergrootte. Indien nodig zijn cursieve of vetgedrukte kernideeën toegestaan.

• In de tekst is het handig om tussenkopjes (3-4) te gebruiken, die zorgen voor een beter begrip van de gepresenteerde tekst.
• Opsommingen, lijsten en lijsten kunnen het beste worden ontworpen met behulp van speciale markeringen.
• Een bedrijfssjabloon (diagram) is een uitstekende indicator van efficiëntie en objectiviteit in zakelijke communicatie. Het is vooral geschikt in het zakelijke aspect, omdat het u in staat stelt om in een gunstig daglicht te staan ​​en de vereiste formaliteit te respecteren.

De opbouw van een zakelijke boodschap is typerend. Traditioneel bevat het:

• invoering;
• het hoofdgedeelte;
• conclusie.

De inleiding vat het doel van de brief samen. Het hoofdgedeelte beschrijft de essentie van de vraag. Concluderend is het wenselijk om de inhoud van het hoofddeel samen te vatten, bijvoorbeeld in de vorm van conclusies. "Naschrift" en verschillende soorten voetnoten zijn ongewenst.

Concluderend, uitdrukkingen die lijken op manipulaties in vorm zijn ongepast, zoals: "Ik hoop op een wederzijds voordelige samenwerking" enzovoort. Het is beter om afscheid te nemen in een zakelijke brief met eenvoudige zinnen - "Met vriendelijke groet", "Met de beste wensen", enzovoort.

Onderaan het bericht staan ​​vermeld: volledige naam, functiestatus, bedrijfsnaam en een handtekening. Telefoonnummers van contactpersonen worden ook aangegeven.

Tabellen en grafieken zijn als apart bestand (pakket) bijgevoegd en geven dit aan het einde van de brief aan. Als er een groep bijlagen is, wordt hun lijst met namen gegeven.

U kunt afkortingen en speciale afkortingen alleen gebruiken als u zeker weet dat de ontvanger ze zeker zal begrijpen.

Om de tekst meer logische nauwkeurigheid en consistentie in de zakelijke woordenschat te geven, worden de volgende spraakpatronen als bindmiddel gebruikt:

• om deze reden;
• gebaseerd op het bovenstaande;
• daarom;
• volgens de gegevens;
• Op basis hiervan;
• Overwegen;
• ander.

In de virtuele ruimte is zakelijke interactie, die communicatie in het klein voorstelt, specifiek en vereist niet minder naleving van de relevante etiquetteregels. Vakkundig werken met schrijven, in overeenstemming met de praktijk, omvat de implementatie van de volgende opmerkingen met betrekking tot volume, taalnormen, structuur en formaat.

• De formule van het onderwerp moet absoluut exact overeenkomen met het onderwerp dat in de tekst wordt vermeld. Hierdoor stem je de reader snel af op de gewenste zakelijke sfeer.
• Het optimale volume van een document dat per e-mail wordt verzonden, past in "één scherm", met het maximale tekstvolume - één vel in A4-formaat.
• De optimale grootte van bijlagen is niet meer dan 3 MB.
• Het wordt aanbevolen om de verzonden bestanden te "verpakken" in standaardarchieven van Zip- of Rar-codering. Anderen worden vaak geblokkeerd tijdens de overdracht.
• Hyperlinks moeten standaard zijn (blauw, hieronder onderstreept).
• Het antwoord aan de geadresseerde moet bovenaan, aan het begin van de brief en niet onderaan worden geplaatst. Dit bespaart de penpartner onnodig en geforceerd scrollen van de vorige tekst.

• Het is noodzakelijk om zoveel mogelijk de taal van de brief te gebruiken die de partner begrijpt. De vraag of het gebruik van professionaliteit, interne bedrijfsvocabulaire, slanguitdrukkingen en afkortingen (vooral in externe correspondentie) in het bericht gepast is, wordt afzonderlijk beslist, afhankelijk van de context en kwaliteiten van de correspondentiepartners.
• Het is belangrijk om uw partner te informeren over de ontvangst van zijn bericht - dit is een teken van goede manieren en onderdeel van de zakelijke etiquette die respect voor hem toont.
• Het antwoord moet zo snel mogelijk zijn. Als het om wat voor reden dan ook niet mogelijk is om snel te reageren, moet de partner op de hoogte worden gesteld van de ontvangst van zijn brief en het tijdstip van antwoord aangeven. Een ethische en comfortabele pauze voor het geven van een reactie is 48 uur na ontvangst van een bericht. Na deze tijd gelooft de persoon meestal dat het bericht verloren is gegaan of wordt genegeerd. Overmatige pauze in correspondentie wordt vaak geassocieerd met het risico een partner te verliezen en wordt in het bedrijfsleven geïnterpreteerd als een schending van ethische normen.
• Aan het einde van het bericht dient u de contactgegevens te plaatsen die zonder uitzondering in alle brieven worden vermeld, ongeacht de volgorde van de mailing.
• Het is belangrijk om tijdens de overdracht speciale aandacht te besteden aan privacykwesties.

Zie de volgende video voor meer informatie over de ethiek van zakelijke correspondentie.