Zakelijk gesprek

Business cultuur

Business cultuur
Inhoud
  1. Eigenaardigheden

Zakelijke communicatieve vaardigheden zijn essentieel voor een succesvolle carrière op elk gebied: succes in bedrijfscommunicatie zal grotendeels afhangen van alledaagse communicatieve vaardigheden, maar de professionele sfeer heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Bedrijfscultuur gaat over de manier waarop u omgaat met collega's, bazen, ondergeschikten en partners, evenals over bepaalde regels. Het is erg belangrijk om communicatie op te bouwen, afhankelijk van de situatie, doelen en doelstellingen, en om je snel aan te passen aan veranderende situaties.

Eigenaardigheden

Communicatieve cultuur is een breder concept dan een reeks taalhandelingen. Het bestaat uit vele componenten. In de cultuur van zakelijke communicatie is uitstraling van groot belang: het moet passen bij uw werkterrein en een specifieke situatie.

Er is meestal een uniform om met klanten te werken, een pak om op kantoor te werken, mensen met creatieve beroepen kleden zich op een bepaalde manier en degenen die managementfuncties bekleden, moeten hun status benadrukken met kleding en accessoires. Het lijkt misschien dat uiterlijk niet direct gerelateerd is aan zakelijke communicatie. Het is echter de eerste indruk die u maakt die bepalend is voor de houding van de gesprekspartner ten opzichte van u. Als deze indruk negatief is, zal je in het proces van dialoog veel energie moeten steken om jezelf te rehabiliteren.

Non-verbale taal is net zo belangrijk in communicatie. Je houdingen, gebaren en gedrag zijn erg belangrijk vanuit psychologisch oogpunt. Probeer je gezichtsuitdrukkingen discreet genoeg te houden. Gebaren zijn erg belangrijk, maar het moet matig en niet overdreven intens zijn.

Als je in de stemming bent voor een partnerdialoog, kun je het beste een open houding kiezen.Je kunt proberen je onopvallend aan te passen aan de pose van de gesprekspartner. Om te voorkomen dat je met agressie wordt waargenomen, mag oogcontact slechts enkele seconden duren. Aan de onderhandelingstafel zitten moet niet recht tegenover de gesprekspartner zitten, maar een beetje vanaf de zijkant.

Wat je zegt is net zo belangrijk als hoe je het zegt. Het is erg belangrijk om over betrouwbare informatie te beschikken, met feiten te kunnen werken en de inhoud van de discussie vakkundig op te bouwen.

Vergeet tegelijkertijd andere nuances niet: vlotte en gelijkmatige spraak in een gemiddeld tempo, pauzes en intonatie van bepaalde stellingen zijn belangrijk om tot een beter wederzijds begrip te komen.

Het kiezen van woorden, intonatie, houding en gebaren is belangrijk voor een specifieke situatie, omdat in verschillende gevallen ander gedrag passend zal zijn. De cultuur van zakelijke communicatie kan, afhankelijk van de situatie en de nagestreefde doelen, worden onderverdeeld in verschillende typen:

  • Het mentortype impliceert opbouw... Deze optie is typerend voor het trainingsproces van stagiairs, voor educatieve en wetenschappelijke evenementen, voor het uitleggen aan ondergeschikten van individuele werkmomenten, maar ook voor het werken in een team met collega's, als je een specialist bent op het gebied waarin ze minder zijn bedreven. Heel vaak wordt dergelijke communicatie gebouwd in de vorm van een monoloog, maar in moderne zakelijke communicatie wordt dialoog als meer geprefereerd: probeer zelfs in het leerproces de gesprekspartners bij de discussie te betrekken en naar hun standpunten te luisteren.
  • motiverend type heeft tot doel een persoon te interesseren voor een project, hem te overtuigen van de opportuniteit van dit of dat werk, werknemers te helpen in zichzelf te geloven en meer vertrouwen te krijgen in elke nieuwe of gewoon moeilijke taak. Probeer voor succes veelvoorkomende zinnen en clichés te vermijden. Het beste is om zelf het voorbeeld te geven, je eigen verhaal te vertellen en in je eigen woorden uit te leggen wat je precies aantrekt in een bepaald project.
  • Confronterend type een communicatieve cultuur lokt de gesprekspartner uit om bezwaar tegen u te maken, om het oneens te zijn met uw standpunt. Dit type omvat een aantal technieken die worden gebruikt in geval van belangenverstrengeling. Meestal is een confrontatiesituatie typisch voor onderhandelingen, maar ook voor het vergroten van de aandacht bij het werken met een passief, inert publiek.
  • Informatietype: de meest neutrale - binnen zijn kader kun je eenvoudig deze of gene informatie aan de luisteraar overbrengen. Probeer te voorkomen dat u het informatietype met anderen verwisselt. Als het doel is om de gesprekspartner te informeren, hoef je hem niet de les te lezen, hem met je enthousiasme te besmetten of een conflict aan te gaan. In dit geval is het noodzakelijk dat de presentatie begrijpelijk was - probeer je hiervoor aan te passen aan de gesprekspartner en alles uit te leggen met behulp van voorbeelden die hij begrijpt.

persoonlijk

De meeste belangrijke kwesties met betrekking tot professionele activiteit worden beslist in het proces van persoonlijke communicatie. Voor sociale en open mensen die informatie correct weten te presenteren (via gebaren, gezichtsuitdrukkingen en intonatie), is dit meer een pluspunt dan een minpunt. Bij persoonlijke zakelijke communicatie speelt de inhoud van het gesprek geen hoofdrol, het belangrijkste is om contact te leggen en je standpunt correct uit te drukken.

Persoonlijke communicatie kan bestaan ​​uit vrij lange monologen of juist uit min of meer korte zinnen. In beide gevallen is het erg belangrijk om niet alleen informatie te presenteren, alsof u een synopsis aan het schrijven bent, maar om het aan een specifieke gesprekspartner over te brengen en zich aan hem aan te passen. Noteer voordat u gaat onderhandelen de belangrijkste punten die u wilt bespreken, maar onthoud nooit spraak - het is noodzakelijk om de aard van de vertelling, volgorde, voorbeelden te veranderen (afhankelijk van de reactie van de luisteraars).

Op dezelfde manier moet je werken met intonatie en gebaren. Als je de aandacht van de ander verliest, maak de toespraak dan emotioneler. Als je een ongewenste confrontatie met je partner voelt, probeer dan de houdingen en gebaren van die persoon te kopiëren.Het is erg belangrijk om niet te terughoudend te zijn, anders wordt de presentatie van informatie saai en geeft u de indruk van een onzeker persoon.

Tegelijkertijd is het ook niet de moeite waard om te emotioneel te praten, anders word je misschien niet serieus genomen.

Tijdens een persoonlijk gesprek moet je vaak spontaan moeilijke beslissingen nemen. Als het onderhandelingsproces niet de onderwerpen naar voren brengt die je had verwacht, is het erg belangrijk om kalm te blijven. Probeer niet overdreven te reageren op problemen, reageer altijd rustig. Als u niet direct kunt bepalen welke beslissing u moet nemen, kunt u in een ontspannen omgeving altijd even de tijd nemen om na te denken en de voor- en nadelen af ​​te wegen.

Per telefoon

Veel problemen worden nu telefonisch opgelost. Meestal gaat het om kleine verduidelijkingen van eventuele informatie- of organisatorische zaken: bijvoorbeeld bij een telefoontje noemen collega's vaak namen en exacte nummers, maken afspraken, geven of krijgen opdrachten. Lange telefoongesprekken vinden meestal alleen plaats als er geen mogelijkheid is om elkaar persoonlijk te ontmoeten... Tegelijkertijd worden steeds vaker videogesprekken gebruikt voor completere communicatie, die hun eigen specifieke kenmerken hebben.

Voor een succesvol telefoongesprek dat invloed heeft op werkmomenten, moeten de volgende nuances in acht worden genomen:

  • Als u iemand belt, is het belangrijk om te vragen of de persoon zich nu op zijn gemak voelt om te praten. Bellen buiten kantooruren is in de meeste bedrijven geen kwestie van etiquette (tenzij er een aparte overeenkomst is).
  • Houd er rekening mee dat er mogelijk interferentie is met de communicatie - of dat achtergrondgeluid het gesprek kan verstoren. Bij het telefoneren is het belangrijk om zo duidelijk mogelijk en niet te snel te spreken.
  • Bouw uw toespraak zo op dat deze zo specifiek mogelijk is en precies wordt waargenomen zoals u het bedoeld heeft. In het proces van persoonlijke communicatie spelen gezichtsuitdrukkingen en gebaren een zeer belangrijke rol - hierdoor kunt u de hints, toespelingen en bijbedoelingen van de gesprekspartner beter begrijpen. Wanneer u telefoneert, wordt u deze mogelijkheid ontnomen.
  • Probeer de nodige zaken zo kort mogelijk telefonisch te bespreken. Voor moeilijke onderhandelingen of onduidelijke discussies is een telefoongesprek zelden geschikt, daarom is het belangrijk om alleen het belangrijkste te vermelden. Details kunnen het beste persoonlijk of met behulp van video worden besproken.

Videobellen in de moderne bedrijfscultuur begint nu steeds vaker te worden gebruikt. Ten eerste helpen ze het contact met partners uit verschillende landen te onderhouden en zo efficiënt mogelijk te onderhandelen. Ten tweede werken veel mensen nu op afstand vanuit huis, en videogesprekken maken het gemakkelijk om eventuele problemen op te lossen.

Als u met dergelijke zakelijke gesprekken wordt geconfronteerd, is het belangrijk om op het volgende te letten:

  • Je uiterlijk zal een groot verschil maken. Probeer je, ook als je thuis bent, zakelijk te kleden.
  • Zoek een plek in huis waar de achtergrond min of meer neutraal is. Op de achtergrond is er een keuken, een werkende tv, of spelende kinderen, dit kan de oplossing van zakelijke problemen in de weg staan.
  • Veel mensen gebruiken nu een koptelefoon, maar het is de moeite waard om te onthouden: je kunt de gesprekspartner beter horen, maar ze garanderen niet dat de gesprekspartner je goed hoort als je door lawaai spreekt. Als je zakelijke problemen vanuit huis oplost, vraag je familie dan om stil te zijn of gewoon in een aparte kamer te gaan zitten.
  • Voor de camera is het vooral belangrijk om je eigen gebaren en gezichtsuitdrukkingen te beheersen. Communicatieproblemen komen vaak voor, afbeeldingen kunnen langzaam worden geladen en eventuele ongelukkige gezichtsuitdrukkingen kunnen worden gemarkeerd.
  • Als u serieuze zaken bespreekt waarvoor registratie of documentatie voor uw ogen nodig is, bereid dit dan allemaal van tevoren voor (voordat u belt) en stuur het benodigde materiaal door naar uw gesprekspartner.

Correspondentie

Veel problemen in organisaties worden nu per correspondentie opgelost.Een van de voordelen van dergelijke zakelijke communicatie is de gestructureerde informatie. Als u tijdens het livecommunicatieproces geen aandacht kunt besteden aan bepaalde punten die belangrijk zijn voor de gesprekspartner (of gewoon de nodige informatie vergeet), kunt u in de schriftelijke vorm rekening houden met alle nuances.

Als de formulering en kleine details belangrijk zijn, is het erg handig om de gesprekspartner schriftelijk op zijn specifieke citaten te antwoorden en zijn zinnen niet mondeling aan te geven.

Als je veel communiceert met collega's en penvrienden, is het erg belangrijk om correct te kunnen schrijven. Teksteditors corrigeren grammaticale fouten niet altijd correct, dus u moet er niet volledig op vertrouwen - als u niet zeker weet hoe u een woord moet spellen, raadpleeg dan een woordenboek. Wees voorzichtig bij het verzenden van sms-berichten vanaf telefoons en tablets - met automatisch typen kunnen uw woorden worden vervangen door andere en is uw bericht eenvoudigweg zinloos.

Velen beschouwen zakelijke correspondentie als een eenvoudigere bezigheid dan live onderhandelingen - inderdaad, er is altijd tijd om over een bericht na te denken, en in het proces van een echte dialoog moet je spontaan reageren. De keerzijde is echter dat je geen spontane reactie krijgt van de gesprekspartner, en dit is een belangrijk psychologisch aspect.

Daarnaast worden aan de geschreven tekst hogere eisen gesteld dan aan de omgangstaal: vermijd onnodige inleidende woorden, lyrische uitweidingen en te emotionele frasen in de boodschap.

Zie hieronder voor meer informatie over de cultuur van zakelijke communicatie.

geen commentaar

Mode

de schoonheid

huis