De subtiliteiten van zakelijke communicatie via de telefoon

De kunst van zakelijke communicatie is een belangrijk aspect van onderhandelen en heeft zijn relevantie al jaren niet verloren. De intensiteit van de zakelijke communicatie per telefoon neemt van jaar tot jaar toe. En met de ontwikkeling van mobiele communicatie wordt het een van de belangrijkste manieren van communicatie. Het is belangrijk om de fijne kneepjes en regels van zakelijke communicatie te kennen om telefoongesprekken te oefenen.

De telefoon speelt een belangrijke rol in de moderne wereld, omdat het ons helpt te communiceren met familie, vrienden, collega's, management en zakenpartners.

Dus tijdens een gesprek met een bepaalde kring van mensen past een persoon de juiste communicatiemethode toe en zal hij bijvoorbeeld nooit een dialoog voeren met zijn baas, zoals met een goede vriend. In deze situatie wordt een meer formele vorm van communicatie toegepast.

Zakelijke etiquette moet ook worden gebruikt door werknemers die opiniepeilingen houden, telefoontjes van klanten ontvangen of telefonische onderhandelingen voeren. Vaak zijn het succesvolle telefoongesprekken die de sleutel worden tot goede zakelijke relaties. En zelfs het imago van het bedrijf kan volledig afhangen van het vermogen van medewerkers om competente dialogen via de telefoon te voeren.

Tegenwoordig worden de meeste gesprekken via mobiele apparaten gevoerd. Bij het gebruik van dit communicatiemiddel moet u zich aan enkele regels houden.

• Zet uw telefoon altijd uit of laat hem trillen tijdens een zakelijke bijeenkomst met een klant, in een bioscoop of tijdens een seminar.
• Een mobiel apparaat is gevoeliger voor geluid dan een vaste telefoon. Daarom, in een situatie waarin het in een openbare plaats noodzakelijk is om een ​​persoonlijk gesprek te voeren zonder inmenging van buitenaf, kunt u gewoon rustig spreken, en de gesprekspartner zal u zeker horen.

• Zet geen te luide beltoon op uw telefoon. Hij kan anderen bang maken.
• Probeer het kort te houden. In aanwezigheid van derden mag het gesprek niet langer dan 30 seconden duren, anders bestaat het risico dat je onbeleefd overkomt in het bijzijn van een persoon. Als er geldige redenen zijn voor een telefoongesprek, bijvoorbeeld ziekte van een familielid of een grote transactie, dan dienen de aanwezigen hiervan op de hoogte te worden gesteld.
• Vermijd telefoongesprekken tijdens een zakenlunch. Als het dringend nodig is om de oproep te beantwoorden, moet u de tafel verlaten en op een minder drukke plaats praten.

Ethische telefonische communicatie is essentieel voor de effectieve werking van een bedrijf. De cultuur van telefoongesprekken is een speciaal soort zakelijke communicatie. Kennis van de etiquetteregels zal helpen om zakelijke relaties te versterken en de winstgevendheid van de organisatie te vergroten.

• Het is noodzakelijk om de persoon met wie het telefoongesprek begint, te begroeten. De meest geschikte zinnen hiervoor zijn de zinnen die verband houden met het tijdstip van de dag ("Goedemorgen", "Goedemiddag" of "Goedenavond").
• Tijdens een servicetelefoongesprek is het belangrijk om je eigen intonatie in de gaten te houden. Om de gesprekspartner niet te vervreemden, moet je beleefd en kalm spreken en onnodige emoties vermijden.

• Na de begroeting is het raadzaam om jezelf voor te stellen en je naam, titel en organisatie te vermelden.
• Als je een persoon belt, is het altijd de moeite waard om te verduidelijken of het op dit moment handig voor hem is om te praten.
• Ethische normen vereisen dat u de telefoon opneemt na de tweede of derde keer overgaan.
• Rook, eet of drink niet tijdens het gesprek.
• Als de beller interesse heeft in een andere medewerker van de organisatie, dan moet het gesprek naar hem worden doorgestuurd of de wachtfunctie inschakelen.
• In een situatie waarin u een verkeerd nummer heeft opgegeven, moet u zich verontschuldigen bij de gesprekspartner en onmiddellijk afscheid nemen zonder onnodige vragen te stellen.
• Bel nooit vroeg in de ochtend, tijdens uw lunchpauze of voor het einde van de dag.
• De secretaresse of assistent kan bellen of gebeld worden in plaats van de manager.

• U kunt het persoonlijke nummer van uw partner of cliënt alleen bellen op voorwaarde dat hij u zelf zijn contacten heeft gegeven. Maar in het weekend en op feestdagen zijn dergelijke oproepen verboden.
• Er zijn momenten waarop een gesprek wordt onderbroken vanwege een slechte verbinding. In deze situatie moet de persoon die als eerste heeft gebeld terugbellen.
• Sleep het gesprek niet uit. Een lang gesprek kan saai en haatdragend worden. Als de communicatie vertraging heeft opgelopen en het doel van het gesprek niet is bereikt, kunt u de klant de volgende dag terugbellen of een persoonlijk gesprek plannen.
• Na het einde van het gesprek is het raadzaam om de gesprekspartner te bedanken en beleefd afscheid van hem te nemen, nadat hij eerder heeft gevraagd of hij nog vragen heeft. Deze eenvoudige handeling maakt het gesprek compleet en stimuleert verdere samenwerking.

U dient een telefoongesprek zorgvuldig voor te bereiden en een aantal specifieke handelingen uit te voeren. Laten we de belangrijkste punten eens nader bekijken.

• Het loont de moeite om de gesprekspartner pas te bellen nadat er een duidelijk gespreksplan is opgesteld. Om kleine details uit te sluiten, kunt u grafische of schematische schetsen maken.
• Schrijf belangrijke vragen op die u moet stellen tijdens het onderhandelen.
• Bereid documenten voor die u mogelijk nodig heeft tijdens het communicatieproces (correspondentie, rapporten, contracten).

• Vraag van tevoren van de gesprekspartner een geschikte tijdsperiode om te bellen.
• Om de ontvangen informatie vast te leggen, maakt u een notitieboekje of dagboek.
• Ontdek de algemene lijst van personen die aan het gesprek zullen deelnemen om hen met naam en patroniem aan te spreken.
• Probeer, voordat u het nummer kiest, af te stemmen op een positieve stemming, dan moet uw emotionele toestand natuurlijk de dispositie van de gesprekspartner veroorzaken.
• Denk bij het voeren van een telefoongesprek aan de veiligheid van communicatie op kantoor, want waardevolle informatie kan in handen vallen van concurrenten.

Er zijn ook punten die moeten worden geëlimineerd en niet mogen in het komende telefoongesprek.

• Het is niet nodig om zakelijke aangelegenheden te bespreken met een onbekende of willekeurige persoon. Het is beter om persoonlijk een afspraak te maken.
• Het is niet aan te raden een besluit te eisen van een persoon die daartoe niet bevoegd is of er anders over denkt. Hij kan telefonisch zijn toestemming geven, al zal hij tegen dit besluit zijn.
• U moet geen verzoeken uiten als u niet zeker weet of de gesprekspartner het met u eens is en wil helpen.

De rol van de telefoon in zakelijke communicatie is tweeledig. Heel vaak leidt het af van dringende taken die gedurende de dag worden uitgevoerd, maar versnelt het tegelijkertijd de oplossing van veel taken. Daarom is het noodzakelijk om de principes van telefoongesprekken te leren die bijdragen aan een efficiënter gebruik ervan.

Het is erg belangrijk om de techniek van zakelijke communicatie onder de knie te krijgen voor werknemers, wiens werk in telefoongesprekken met potentiële klanten is. Veel bedrijven proberen vanaf het eerste woord contact te leggen met de beller om van hem een ​​echte klant te maken.

Bedrijven concurreren op verschillende manieren om klanten aan te trekken. Een belangrijke fase in de promotie van diensten is verkoop per telefoon, en daarom moeten managers correct en tactvol de dialoog met klanten voeren, anders gaan winstgevende contracten naar concurrenten.

De volgende tips kunnen u helpen slagen in uw zakelijke telefoongesprekken.

• Het wordt aanbevolen om de persoon te bellen die u een nuttige dienst heeft verleend. Woorden van dankbaarheid zijn erg belangrijk voor toekomstige samenwerking.
• Glimlach altijd tijdens het voeren van een gesprek. Uw glimlach en optimisme zullen zeker worden gevoeld door de abonnee.
• Probeer tijdens het onderhandelingsproces het verloop van het gesprek van de gesprekspartner te voorspellen.
• Gebruik nooit godslastering of spreektaal. Dit is in strijd met de communicatiecultuur.
• Gebruik uitdrukkingen en termen die de beller zal begrijpen.
• Bedek de handset niet met uw hand terwijl u parallel met iemand praat. Zo wordt gebrek aan respect voor de gesprekspartner gemanifesteerd.
• Leg uw positie zelfverzekerd en nauwkeurig uit, want nauwkeurigheid is de hoffelijkheid van koningen.

• Het is belangrijk om snel te onderhandelen en vragen zonder vertragingen of verwarrende voorstellen te beantwoorden. Een pauze kan alleen worden gerechtvaardigd als de specialist druk bezig is met het zoeken naar de documentatie die nodig is voor onderhandelingen. Als de pauze wordt verlengd, heeft de persoon het volste recht om de communicatie te onderbreken.
• Op momenten van telefonische, echte of virtuele communicatie moet u uiterst beleefd zijn. Schreeuwen en praten met luide stem wordt beschouwd als een schending van de ethiek.
• Neem op de juiste manier afscheid van de gesprekspartner, want het bekwame einde van het gesprek is niet minder belangrijk dan het grootste deel van de dialoog. U kunt de gesprekspartner de mogelijkheid geven om als eerste op te hangen. Zo beëindig je het gesprek op een vriendelijke golflengte.

Natuurlijk moet je een goede dictie hebben om succesvol te kunnen communiceren via de telefoon.Gebruik de lessen in de volgende video om uw spraak expressiever en uw stem aangenamer te maken.