Samenvatting

Tips voor het schrijven van een secretaresse-cv

Inhoud

Wat doet een specialist?
Structuur
Wat hoef je niet te specificeren?
Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?
Monsters

De secretaris van de vennootschap neemt de taak op zich om de activiteiten van het arbeidscollectief en in het bijzonder het hoofd van het bedrijf te organiseren. Dit is een assistent van het hoofd van het bedrijf, dus er zijn nogal strenge eisen voor kandidaten voor deze vacature. Laten we in meer detail stilstaan bij de problemen van het opstellen van een succesvol cv voor een secretaressefunctie.

Wat doet een specialist?

Het werk van elke secretaresse vereist de vaardigheid om snel van het ene type werkactiviteit naar het andere over te schakelen. Deze persoon voert verschillende taken uit, maar ze zijn allemaal gericht op het helpen van de eerste persoon van het bedrijf bij zijn werk, en het besparen van zijn werk en persoonlijke tijd. Traditioneel omvatten de functies van deze specialist kantoorwerk, werken met een telefoon, mini-automatische telefooncentrale en kantoorapparatuur, herverdeling van oproepen, evenals het organiseren van vergaderingen, zakenreizen en ander werk.

receptioniste is verantwoordelijk voor de eerste ontvangst van klanten en bezoekers, de communicatie per telefoon, het ontvangen van faxen, evenals de serviceondersteuning bij de onderhandelingen van het hoofd.
De taken van de beheerder omvat de organisatie van de meest effectieve interactie van werknemers van de onderneming, het handhaven van de orde in de kantoorruimte, het onderhouden van kantoorapparatuur, het voorzien van het kantoor van het bedrijf van alle benodigde briefpapier en huishoudelijke artikelen.
De taken van een persoonlijke assistent-manager zijn iets anders. Deze specialist is altijd op de hoogte van aankomende evenementen.Het is op zijn schouders dat de planning van de werkvergaderingen van de chef, de vervulling van zijn persoonlijke opdrachten en vele andere taken, waarover meestal afzonderlijk wordt onderhandeld, op zijn schouders vallen.
Griffier meestal verbonden aan één rechter - deze werknemer neemt deel aan rechtszittingen en voert al het nodige documentaire werk uit. De gerechtssecretaris houdt zich bezig met het archiveren van stukken, het overbrengen van materialen naar het kantoor, het bijhouden van de notulen van de terechtzitting en het versturen van dagvaardingen. De eisen voor deze functie zijn zeer hoog: de werknemer dient te beschikken over een hogere juridische opleiding en beroepservaring van minimaal 2 jaar.
perschef houdt toezicht op de problematiek van de merkpresentatie, communiceert met de media, stelt een selectie van relevant nieuws samen. De persoonlijke assistent neemt alle correspondentie aan, stelt alle zakelijke papieren op voor de eerste persoon van het bedrijf, verzamelt op de een of andere manier informatie met betrekking tot het nemen van belangrijke beslissingen en voert ook eenmalige opdrachten van de chef uit.

Er is ook een specificiteit in de activiteiten van een notaris-assistent, een secretaresse-vertaler, evenals een medewerker van de onderwijseenheid van de school.

Structuur

Elk cv bestaat uit verschillende blokken. Hieronder vindt u aanbevelingen over wat in elk van hen moet worden aangegeven voor de toekomstige secretaris.

Verantwoordelijkheden

In een uitgebreide versie is de lijst met taken van een secretaresse als volgt:

ontvangst van inkomende brieven en aanvragen, hun herverdeling, overdracht aan verantwoordelijke personen;
acceptatie van documentatie voor ondertekening door de chef;
inkomende telefoongesprekken beantwoorden en doorverbinden;
organisatie van zakelijke onderhandelingen voor de chef;
voorbereiding van beroepschriften, brieven en andere documenten op verzoek van de chef;
voorbereiding van vergaderingen en werkvergaderingen, verzamelen van de benodigde materialen, informeren van alle deelnemers aan het evenement over de plaats en tijd van hun bedrijf, finaliseren van de notulen van de vergaderingen;
Verlenen van diensten voor het organiseren van een bijeenkomst van de gasten van het hoofd;
controle over de uitvoering van de opdrachten van de administratie door de medewerkers van het bedrijf;
de administratie van het bedrijf voorzien van de kantoorbenodigdheden, kantoorapparatuur en andere middelen die nodig zijn voor het werk, wat bijdraagt aan het vlotte werk van het personeel;
ontvangst van bezoekers;
het bijhouden van het archief van het bedrijf;
organisatie van zakenreizen voor de eerste persoon van het bedrijf: het kopen van tickets, evenals het boeken van hotelkamers;
uitvoering van andere opdrachten.

Als u solliciteert naar de functie van adjunct-secretaris, wees er dan op voorbereid dat de lijst met taken wordt aangevuld met documentverificatie, voorbereiding van analytische beoordelingen, verzameling van materiaal voor rapporten en toespraken.

Vaardigheden

Een succesvolle kandidaat voor de secretaressefunctie moet over de volgende vaardigheden beschikken, die op het cv kunnen worden vermeld:

kantoorwerk;
het voeren van telefoongesprekken;
ontmoeting en eerste consultatie van klanten;
het leven van het kantoor in stand houden;
verwerking van correspondentie;
organisatie van evenementen en zakelijke bijeenkomsten;
tijdbeheer van het hoofd;
kennis van kantoorapparatuur en kantoor-pc-programma's.

Welke vaardigheden prioriteit hebben, hangt af van het werkterrein van het bedrijf... Als u bijvoorbeeld een secretaresse van een medisch centrum nodig heeft, heeft u nauwelijks diepgaande kennis van kantoorwerk en workflow nodig, het is onwaarschijnlijk dat u de mogelijkheid nodig hebt om documenten op te stellen voor het verkrijgen van een visum. Deze functie vereist het vermogen om met klanten te communiceren, kennis van de basis van de medische wetenschap, het vermogen om in grote hoeveelheden telefonisch te communiceren.

prestaties

Professionele prestaties zijn belangrijk voor elke werkgever, een van de belangrijkste zijn meestal de volgende punten:

optimalisatie van de workflow van het bedrijf;
het creëren van een optimaal werkklimaat op kantoor;
organisatie van een systeem van interactie tussen afdelingen;
Reisondersteuning;
coördineren van de activiteiten van koeriers- en schoonmaakdiensten.

Professionele en persoonlijke kwaliteiten

Een competente secretaris moet zulke belangrijke eigenschappen hebben als:

openheid voor communicatie;
verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid;
actieve levenspositie;
het vermogen om taken uit te voeren in een multitasking-omgeving;
het vermogen om snel van de ene activiteit naar de andere over te schakelen;
gebrek aan slechte gewoonten;
stresstolerantie;
nauwkeurigheid en nauwgezetheid;
de wens om wat is begonnen tot een einde te brengen;
fatsoen;
het vermogen om met persoonlijke informatie te werken;
Correcte mondelinge en schriftelijke taal;
goede kennis van zakelijke etiquette;
het vermogen om in een team op te treden.

werkervaring

Als je al als secretaresse hebt gewerkt, zal het voor jou niet moeilijk zijn om je werkervaring te omschrijven. Het zal veel moeilijker zijn voor sollicitanten die voor het eerst werk zoeken in deze specialiteit. Een gebrek aan ervaring is echter geen reden om boos te worden, je kunt altijd de belangrijkste vaardigheden die je bezit benadrukken.

U kunt bijvoorbeeld aangeven:

vloeiend Engels en Spaans;
bezit van alle basis kantoorprogramma's;
kennis van kantoorapparatuur;
Aanraken met 10 vingers (300 tekens per minuut).

U moet altijd uw "troeven" benadrukken - hierdoor kan de werkgever zien waar u sterk bent en geïnteresseerd raken in uw kandidatuur.

Opleiding

Om in aanmerking te komen voor de functie van adjunct-secretaris bij een gerenommeerd bedrijf, moet je een hogere opleiding hebben genoten. Het effectief uitvoeren van taken vereist echter vaak: aanvullende cursussen en trainingen in kantoorwerk, archivering, evenals training in het werken met kantoorapparatuur... In kleinere kantoren vervullen secretaresses vaak de taken van een associate advocaat of houden ze een boekhouding bij. In dit geval heeft u respectievelijk een juridische of economische opleiding nodig.

Bij het solliciteren naar de functie van secretaris-administrateur en receptioniste is de aanwezigheid van een hbo-opleiding niet noodzakelijk.

Wat hoef je niet te specificeren?

Laten we even stilstaan bij wat niet in het cv hoeft te worden vermeld.

Hobby's en hobby's... Het is niet nodig om in detail te beschrijven hoe je bloemen wilt kweken / breien / borduren voor het geval je toekomstige activiteit hier niets mee te maken heeft.
Alle beschikbare werkervaring. Veel mensen beginnen hun carrière met functies als verkoper, conciërge of schoonmaker. Als je al meer dan 10 jaar werkt, is het voldoende om op 2-3 plaatsen in een vergelijkbare specialiteit te blijven.
De secretaresse moet een prettige uitstraling hebben, het is daarom aan te raden om een foto bij het cv te voegen. Hier zijn echter geen seksuele ondertoon toegestaan - beperk jezelf tot een strikte ID-foto. Afbeeldingen in een zwempak of in een restaurant kunnen onjuist worden gereproduceerd.

Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?

Een sollicitatiebrief is optioneel, maar maakt niettemin een goede indruk op een potentiële werkgever. Het is niet de moeite waard om daarin alles te herhalen wat in het cv zelf is geschreven. Hier moet je je interesse in de vacature aangeven en kort de aanwezigheid van basisvaardigheden en competenties benadrukkenom u te helpen bij het vervullen van uw professionele taken.

Aan het einde van de brief dank ik u voor uw interesse en spreek uw oprechte hoop uit op een reactie.