Interviewen: stappen en technieken

Interviews zijn vaak stressvol voor kandidaten - dat is een feit. Interviewen is echter ook een kunst. Leiders die dergelijke acties plannen, moeten absoluut alle fasen, functies en methoden kennen.

De klassieke noties van het correct voeren van een sollicitatiegesprek zijn voor veel HR-medewerkers een serieuze rem. Vooraanstaande specialisten op het gebied van management merken al lang dat 'lastige vragen' geen serieus effect meer hebben. Toch zijn al dergelijke momenten al lang algemeen bekend. En elk de aanvrager kan thuis oefenen voor een videocamera of voor een spiegel, waardoor hij een prettige indruk krijgt... Daarom is een kenmerk van een modern interview de maximale oriëntatie op toekomstig werk.

Voorbereiden op dergelijke vragen door te oefenen of door snel de verkeerde antwoorden te bedenken, is bijna onmogelijk. Veel meer kans op een geschikte kandidaat. Als u een lijst met vragen doordenkt, moet u alle vragen vermijden waarop u zich van tevoren kunt voorbereiden. Het is de moeite waard om thematische sites en gemeenschappen in sociale netwerken te onderzoeken die toekomstige aanvragers gemakkelijk kunnen vinden.

De volgende vragen zijn categorisch niet geschikt om de toekomstige werknemer te karakteriseren:

• over sterke en zwakke punten;
• op een persoonlijke inschatting van hun vooruitzichten;
• over de "droombaan";
• over waar een persoon zichzelf idealiter over 5-15 jaar ziet.

De situatie in de economie, professionele omgevingen en gemeenschappen verandert zeer snel. En het meest briljante resultaat, 3-5 jaar geleden behaald, zegt al weinig over de vooruitzichten. En de mislukkingen uit het verleden in die zin zijn trouwens ook niet zo belangrijk.

Daarnaast kan ook het verschil in bedrijfscultuur en de specificiteit van specifieke organisaties niet worden genegeerd.

Vragen zouden ongeveer als volgt moeten zijn:

• heeft de aanvrager een idee waar hij direct mee te maken krijgt, hoe hij zal handelen en in welke volgorde;
• of een persoon in staat zal zijn om een ​​specifiek probleem op te lossen (formuleer in algemene termen een of meerdere taken waarvoor ze gewoonlijk voor deze functie worden ingehuurd);
• zal een persoon omgaan met het zoeken naar problemen en tekortkomingen in het huidige werkproces (aan de hand van het voorbeeld van echte schendingen);
• hoe de kandidaat zijn plan van professionele ontwikkeling presenteert, overleg, noodzakelijk overleg, communicatie binnen het team tot stand brengt, hoe hij succes of falen zal evalueren.

Maar dit alles betekent niet dat u het aanvraagformulier en de cv van de aanvrager, andere documenten die door hen zijn verzonden, kunt negeren. Integendeel, allemaal vergelijkbaar de materialen moeten vóór het interview zorgvuldig worden bestudeerd... En niet alleen studeren, maar het oppakken om bepaalde punten meteen duidelijk te maken, het verloop van het proces bij te sturen. Het interviewscript moet vooraf worden voorbereid... En deze regel moet zelfs door de meest vooraanstaande, meest ervaren managers en personeelsfunctionarissen in gedachten worden gehouden.

Dit is de enige manier om fouten te elimineren. En het weglaten van zelfs maar één vraag of een verkeerde bewoording kan extreem gevaarlijk zijn. Het is zo gemakkelijk om een ​​waardevolle werknemer over het hoofd te zien of de verkeerde persoon in dienst te nemen. Bovendien kunt u door te handelen volgens een duidelijk scenario veel tijd besparen. Bij de kandidatenreceptie mogen geen bijzaken worden besproken... Ondergeschikten worden vooraf gewaarschuwd om alleen in echt dringende gevallen in te grijpen.

Het is niet nodig om te praten over subtiliteiten als het benadrukken van een rustig en kalm kantoor. Voor een sollicitatiegesprek moet de manager een functiebeschrijving opnemen... Het gebruik van zo'n "spiekbriefje" is de gemakkelijkste manier om de ervaring, het competentieniveau en de kwaliteit van iemands motivatie te beoordelen.

Het interviewplan moet zo duidelijk mogelijk worden opgesteld. Bij het samenstellen ervan moet niet alleen het cv in detail worden bestudeerd, maar moet ook worden vastgesteld hoe een bepaalde sollicitant zal worden beoordeeld. Vrijwel elk bedrijf heeft hierover zijn eigen standaardaanbevelingen. Het algoritme moet worden gevormd rekening houdend met dergelijke aanbevelingen. In elk geval is het noodzakelijk om het gesprek vanaf het begin zo te voeren dat er een sfeer van vertrouwen in gelijkheid ontstaat en deze op alle mogelijke manieren wordt ondersteund.

Omdat ervaren recruiters en wijze leiders stel vooral neutrale vragenandere inspanningen doen om natuurlijk wantrouwen en achterdocht te overwinnen. De overgang naar het hoofdgedeelte van het interview vindt pas plaats nadat er nauw contact is gelegd.

Het tweede deel van het interview is precies de monoloog van de kandidaat. Vooral bij het controleren van kandidaten voor leidinggevende functies en op het gebied van handel, marketing wordt vaak gecontroleerd op zelfpresentatie.Er wordt niet alleen aandacht besteed aan de essentie van de genoemde feiten, beoordelingen, opvattingen en benaderingen van de aanvrager (hoewel dit natuurlijk ook van belang is). Het is noodzakelijk om de oprechtheid en geschiktheid van een persoon te beoordelen, het vermogen om vast te houden en te communiceren met onbekende mensen.... Wie dit niet aantoont in een interview, zal waarschijnlijk geen goede leider worden.

Benadrukt moet worden dat in het algemeen ook het volgende wordt beoordeeld:

• het zelfvertrouwen van de kandidaat (wat zich natuurlijk niet mag vertalen in zelfvertrouwen of zelfvertrouwen);
• de juistheid van de constructie van spraak;
• de consistentie van de monoloog;
• tactvol spreken over gevoelige en controversiële onderwerpen (zeer belangrijk bij onderhandelingen);
• gedrag in het algemeen;
• gebaren, gezichtsuitdrukkingen en andere non-verbale tekens.

Hoe belangrijk de monoloog ook is, het grootste deel van het interview moet nog steeds in de vorm van een monoloog zijn. Het is de recruiter of de leider die een beslissende rol speelt op zo'n moment van het gesprek. Hij moet het algemene verloop van het gesprek beheersen. Waarin autoritaire stijl wordt sterk afgeraden.

Op zulke momenten moet u "gesloten" vragen stellen, zoals:

• "Hoe lang duurt het om met ondergeschikten te communiceren";
• "Hoe het resultaat van de taak van die en die te evalueren";
• “Hoeveel tijd moet een werknemer krijgen voor die en die operatie”;
• "Ben je het ermee eens dat dit en dat moet in een organisatie?"

Als je eenmaal een lijst met interviewvragen hebt opgesteld, moet je die een tijdje uitstellen en dan terugkomen en hem met een frisse blik herlezen. Op dit punt moet je alles opgeven dat:

• dringt de persoonlijke ruimte binnen;
• afgezaagd;
• helpt niet om de identiteit van de aanvrager en zijn professionele kwaliteiten te onthullen;
• te voorspelbaar en gemakkelijk te leren tijdens de thuisrepetitie;
• niet relevant voor de zaak;
• heeft een zeer vage bewoording die het gemakkelijk maakt om te misleiden;
• blijkt al uit het cv, andere verzonden documenten en informatie verkregen uit open bronnen.

Het einde van het interview "fysiek" vindt meestal plaats op het toegewezen tijdstip. Het is niet de moeite waard om het uit te stellen, tenzij in het meest extreme geval. Maar soms is een recruiter of manager ervan overtuigd dat de beslissing nu genomen kan worden. In dit geval moeten ze de aanvrager duidelijk maken dat de toelating voorbij is. Dit gebeurt op verschillende manieren:

• expressieve blikken op de klok;
• voorbereiding op het vertrek (een gepaste houding, zoals voor het opstaan ​​uit een stoel of uit een stoel, opvouwen of sorteren van dingen);
• een aanbod om de laatste vraag te stellen;
• persoonlijk of via de intercom de secretaris bellen met een vraag over de volgende bezoeker, evenement.

De recruiter of supervisor, volgens de gebruikelijke beleefdheidsregels, bedankt de kandidaat of meerdere kandidaten als het interview in groepsvorm was. Ze krijgen te horen hoe ze de kandidatuur verder gaan bekijken, contact houden. Maar zelfs nadat de aanvrager is vertrokken, houdt het werk van de specialisten niet op.

Maar hier moeten we terugkeren naar zo'n onderwerp als een checklist.

Een ervaren recruiter voegt daar de volgende punten aan toe:

• bel binnen 30-60 minuten (om zeker te weten of de kandidaat niet plotseling van gedachten is veranderd, of hij op tijd kan komen);
• de zaken perfect op orde brengen in de vergaderruimte of op kantoor;
• overdracht van alle storende zaken, vergaderingen enzovoort;
• uitwisseling van visitekaartjes;
• het presenteren van het plan van het gesprek aan de sollicitant (zodat hij weet waar hij op kan rekenen), en eventueel een tijdschema voor elke fase;
• wat de kandidaat moet vertellendat hij zelf moet leren over de komende werkzaamheden en activiteiten van de organisatie;
• aanvullende tests vereist (toetsen, algemene en beroepsgevallen);
• welke medewerker in hetzelfde vakgebied moet je uitnodigenom diepere professionele competentie te beoordelen.

Deze gespreksoptie impliceert een duidelijke en uniforme procedure voor de evaluatie van alle kandidaten. Speciale studies hebben aangetoond dat deze aanpak ook effectief is bij het zoeken naar mensen voor creatieve functies met een slecht geformaliseerd karakter van de activiteit.

De moeilijkheid is dat je moet:

• duidelijke lijsten met problemen opstellen;
• controleer hun doeltreffendheid;
• zorgen voor strikte naleving van de vastgestelde procedure door alle recruiters.

Het is in grotere mate niet gericht op het beoordelen van de competentie van mensen in het algemeen, maar op het vaststellen of ze zich in een zeer gespannen situatie correct zullen kunnen gedragen. Onder invloed van een emotionele opschudding verdwijnen alle oppervlakkige lagen van de psyche en gaat de mogelijkheid om 'huiswerk' toe te passen verloren.

Er zijn 3 hoofdopties om stress te creëren:

• uitputtende verwachting;
• opzettelijk oncomfortabele omgeving (weinig licht, harde en onaangename geluiden, staande vragenlijsten invullen, aanwezigheid van vreemden die hun werk doen, kou of hitte);
• opzettelijke onwetendheid (o.a. telefoontjes, bezoeken van andere medewerkers, werken met documenten, verwerken van inkomende correspondentie) - dat wil zeggen, het controleren van de kalmte in een dergelijke omgeving.

Voor het beoordelen van kwaliteiten wordt een stressgesprek aanbevolen:

• leraren;
• kindermeisjes;
• rechercheurs;
• journalisten;
• bewakers;
• luchtverkeersleiders;
• verkoopmanagers;
• exploitanten van kritieke en gevaarlijke industrieën.

Dit type sollicitatiegesprek komt tegenwoordig steeds vaker voor. Waar het op neerkomt, is dat mensen wordt gevraagd om hun acties te beschrijven bij het oplossen van een bepaalde situatie. Hoe moeilijker deze situatie, hoe meer vaardigheden het vereist, hoe waardevoller een dergelijk geval. Vaak deze methode wordt toegepast voor degenen die werkzaam zijn in de reclame, verkoop, marketing en voor managers van alle niveaus.

Een andere naam is competentiegesprekken. Aangenomen wordt dat hypothetische situaties niet worden opgelost (zoals in het vorige voorbeeld), maar de ervaring van de aanvrager wordt gemaximaliseerd. Recruiters en managers zullen competentiemodellen moeten opstellen en schema's moeten opstellen voor hun beoordeling. Onder de algemene definitie van 'leiderschap' zijn er bijvoorbeeld momenten als een duidelijke beoordeling van de situatie, het vermogen om het op andere mensen over te brengen. Maar ook de leider moet soms impopulaire of simpelweg onbegrijpelijke maatregelen nemen, juist omdat hij “verder kijkt dan andere medewerkers”.

Evenzo worden de volgende competenties ontleed in hun samenstellende delen:

• analytische benadering;
• het vermogen om meerdere problemen tegelijk op te lossen;
• communicatie vaardigheden;
• het vermogen om de discipline in het team te handhaven.

Het is het meest logisch om dit formaat te gebruiken bij het inhuren voor werk op afstand. Maar het zal zowel nuttig zijn voor het evalueren van aanvragers uit andere steden als voor de eerste selectie van mensen die in dezelfde plaats wonen. Totaal de procedure duurt niet langer dan 25 minuten. Hiervan vallen 10-15 minuten op het hoofdgedeelte en 5-7 minuten om samen te vatten, plus initiële communicatie-instellingen.

Deze aanpak werkt effectief wanneer u de eerdere prestaties van kandidaten moet controleren en zorgvuldig moet evalueren. De manager of recruiter leert welke taken de kandidaat voor een functie in de organisatie heeft opgelost, hoe hij uit de moeilijkheden is gekomen die zich hebben voorgedaan.

Een alternatieve naam is de modelleermethode. Het verschil met een prospectief interview is dat er precies één of twee situaties worden gesimuleerd. Alle andere inhoud van het gesprek is heel gewoon. Van de gecontroleerden wordt verwacht dat zij adequate antwoorden geven op de voorgestelde uitdagingen. Mensen die de details van de organisatie van binnenuit kennen, moeten de taak schrijven en de resultaten evalueren.

Deze methode veronderstelt actieve business games. Het model wordt sowieso gebruikt. Maar het zou in eerste instantie dicht bij de echte praktijk moeten zijn: u hoeft niet bang te zijn om zelfs maar bepaalde moeilijkheden te onthullen waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd. Een veel voorkomende variant: een recruiter of manager speelt de rol van inkoper, opdrachtgever. In dit geval moet de aanvrager hem naar behoren dienen.

We hebben het over de afzonderlijke elementen van het interview, zodat u de stressbestendigheid van sollicitanten kunt controleren.

Aandacht:

• de methode is niet voor alle functies geschikt;
• de uitvoering dient zo tactvol mogelijk te zijn;
• er moet aan worden herinnerd dat de verkeerde toepassing van de methode de reputatie van het bedrijf bedreigt.

Voor een werkzoekende voor een baan in een grote organisatie is het absoluut noodzakelijk om vragen te stellen over het vermogen om met mensen om te gaan. Tegelijkertijd moet men proberen het vermogen tot normale communicatie te onthullen, zelfs in een kritieke situatie (of het ontbreken van een dergelijk vermogen).

Dus als je met programmeurs praat, is het raadzaam om geïnteresseerd te zijn in:

• kennis van programmeertalen, loops, procedures;
• kennis van de methodologie van programmeerwerk;
• kennis van datasorteermethoden;
• het vermogen om algoritmen te gebruiken, systemen te creëren voor het verwerken van grote hoeveelheden digitale gegevens.

Het is passender om kandidaten naar de functie van verkoper te vragen op een manier die het volgende evalueert:

• bezit van verkooptechnieken;
• snelheid van denken;
• vaardigheden van onderhandelingen met een klant;
• overtuigende speech;
• professionele geletterdheid.

Ongeacht wie er in de organisatie werkzaam is en in welke functie, een systematische beoordeling op basis van de resultaten van het interview is van groot belang. Recruiters moeten af ​​van de mythe van 'goede werkzoekenden'. Het is het beste om gewoon een lijst met criteria op te stellen en sequentieel, volgens de lijst, de naleving of niet-naleving van de kandidaat te evalueren... Geen voorkeuren en antipathieën: net zoals je een auto, appartement of ander object voor jezelf zou kiezen - pure kalmte en ijzeren rationaliteit.

Andere veel voorkomende fouten:

• het beoordelen van sollicitanten voor de functie, allereerst op hun manieren;
• het vormen van definitieve oordelen aan het begin van het interview;
• overdreven aandacht voor uiterlijk;
• pogingen om bevestiging van de eerste indruk te vinden in interviewmateriaal.

Houd er rekening mee dat zelfs tijdens een stressvol interview beleefdheid en tact erg belangrijk zijn. Vanaf het begin is het het beste om af te stemmen op een gematigd ondersteunende houding ten opzichte van sollicitanten. De interviewer, of het nu een baas of een recruiter is, moet de geïnterviewde meer laten spreken.... Zelf luistert hij vooral aandachtig. Om een ​​meer volledige onthulling van persoonlijkheid en professionele kwaliteiten te verkrijgen, is het soms de moeite waard om individuele vragen te laten varen, ze te verwisselen, nieuwe toe te voegen of zelfs wat extra tijd toe te voegen aan het plan.

Men moet zich zorgvuldig beheersen, zodat noch gebaren, gezichtsuitdrukkingen, noch intonatie de gesprekspartner een voorlopig oordeel en de gevormde indruk geven. Het is noodzakelijk om zo goed mogelijk te observeren voor soortgelijke manifestaties bij een kandidaat. Het wordt ten zeerste aanbevolen om tijdens het gesprek vrije notities te maken.... Ongeacht de voorlopige beslissing, is het de moeite waard om een ​​paar minuten te besteden aan het informeren van sollicitanten over hun functieverantwoordelijkheden en de nuances van het aanstaande werk.