Beroep secretaresse-typist

Typemachines verdwenen uit gebruik en gingen naar het museum, maar de behoefte aan een persoon die documenten verzamelt, in de juiste mappen stopt, bezoekers ontmoet en telefoontjes beantwoordt, is nergens verdwenen. In het artikel zullen we u vertellen over het beroep van "secretaresse-typist" in de moderne wereld - de kenmerken, vereisten en waar dergelijke specialisten tegenwoordig nodig zijn.

Een typiste-secretaresse is een van de junior secretariële functies. Hoewel deze specialist tegenwoordig niet meer op een typemachine werkt, maar op een computer, werd de naam niet alleen door traditie behouden, maar ook om het uitvoerende karakter van het werk te benadrukken. (in tegenstelling tot de administratieve en secretariële functies van een hogere rang - assistent-manager, secretaresse-assistent, klerk, officemanager).

Informatie over het beroep, uitgevoerde taken zijn opgenomen in twee documenten:

• "Uniform kwalificatiereferentieboek van functies van managers, specialisten en andere werknemers" - afgekort als EKS (voorheen ETKS genoemd);
• professionele standaard "Gespecialiseerd in organisatorisch en documentair management van de organisatie."

De prioriteit voor toepassing is de professionele standaard. Het is aangepast aan de specifieke kenmerken van de moderne markt en bevat een meer volledige en gedetailleerde beschrijving van arbeidsfuncties.

De beroepsstandaard classificeert de functie van de secretaresse-typist tot het 3e kwalificatieniveau - dat wil zeggen, haar taken omvatten controle van het werk door een senior specialist, een minimum aan onafhankelijke beslissingen en leidinggevende functies.

De hoofdtaak van de secretaresse-typist is een reeks teksten en documenten, reproductie en systematisering van informatie volgens een sjabloon (scannen, kopiëren, opnieuw afdrukken van documenten, invullen van standaardformulieren, sorteren van correspondentie, registreren van inkomende en uitgaande documenten).

Zoals elk beroep heeft het beroep van typiste-secretaresse zijn eigen kenmerken:

• het werk wordt gekenmerkt door een nogal stressvol karakter, terwijl de werknemer in staat moet zijn om eentonig typwerk uit te voeren en met mensen te communiceren, het gezicht en de stem van het bedrijf te zijn.
• er is geen rigide takenlijst - de secretaris voert verschillende opdrachten van het hoofd uit;
• deze functie is een uitstekende start voor een carrière en een kans om ervaring op te doen die nuttig is voor een toekomstige manager;
• het werk wordt als vrouwelijk beschouwd (dit komt zelfs tot uiting in de titel), hoewel er niet minder vraag is naar mannelijke secretaresses;
• de belangrijkste vaardigheid is om correct relaties op te bouwen met het team, en helemaal niet de snelheid van typen.

Op basis van de algemene vereisten van de professionele standaard wordt in elke organisatie een interne functiebeschrijving ontwikkeld - het belangrijkste document dat de rechten en plichten van de werknemer regelt.

Het is in dit document dat de lijst van functies die door een werknemer in een bepaalde organisatie worden uitgevoerd, wordt bepaald. In een typische instructie kan de functionaliteit eenvoudig de overeenkomstige bepalingen van de norm herhalen (eerder werd de sectie "Verantwoordelijkheden" vaak volledig overgenomen uit de CEN). Meestal hebben de instructies de volgende punten:

• print verschillende materialen in de richting van het hoofd;
• organiseert telefoongesprekken van het hoofd.

Indien nodig kunnen de items worden gespecificeerd, gespecificeerd en kan de reikwijdte van verantwoordelijkheden worden uitgebreid of beperkt in vergelijking met de standaard, als de specifieke kenmerken van de organisatie dit vereisen. Voor de secretaresse-typist op de school kunnen bijvoorbeeld punten worden aangegeven dat zij de afgifte van certificaten organiseert die het werk of de studie op de school bevestigen, een studentenregister bijhoudt. En in een commercieel bedrijf kunnen dit bepalingen zijn over het bijhouden van een reislogboek van koeriers en het afgeven van relevante certificaten.

De beroepsstandaard legt de minimumeisen vast voor de aanstelling van een secretaresse-typist - hiervoor is een volledige middelbare opleiding voldoende.

Gespecialiseerde cursussen zullen een bijkomend voordeel zijn. Bovendien beperken noch de CEN, noch de professionele norm op enigerlei wijze de vereisten voor het certificaat van voltooiing van dergelijke cursussen. Daarom kunt u elk trainingsprogramma voor secretaresses kiezen uit een enorme lijst met voorstellen van openbare en particuliere trainingscentra.

Hoewel de secretaresse-typist geen serieuze educatieve achtergrond en academische kennis vereist, heeft ze een groot aantal praktische vaardigheden nodig:

• zelfverzekerde computervaardigheden, kennis van kantoorprogramma's, het vermogen om met kantoorapparatuur te werken, geletterdheid, hoge typesnelheid;
• het vermogen om met documentatie te werken binnen het kader van hun bevoegdheid - de regels kennen voor het opstellen van standaarddocumenten, servicebrieven, regels voor het sorteren en registreren van correspondentie en andere documenten;
• ontwikkelde communicatieve vaardigheden, het vermogen om relaties op te bouwen met partners, klanten, werknemers, kennis van ethiek en etiquette van zakelijke communicatie, regels voor het werken met vertrouwelijke en bedrijfseigen gegevens;
• kennis van arbeidsreglementen.

Een specialist moet niet alleen over professionele vaardigheden beschikken, maar ook over bepaalde persoonlijke kwaliteiten: hij moet zelfverzekerd, beleefd, emotioneel stabiel zijn, snel door de situatie kunnen navigeren, conflicten oplossen, zowel in multitasking-modus als in routinematige werkmodus werken, een hoge zelforganisatie, aandacht en verantwoordelijkheid hebben.

Vroeger werkten typiste-secretaresses in machinebureaus. Tegenwoordig is het werk van deze specialist het meest gevraagd in de volgende organisaties:

• in staat, administratieve structuren;
• in onderwijsinstellingen (school, hogeschool, universiteit);
• in advocatenkantoren, particuliere advocaten, notarissen;
• in de archieven.

Ook bij elke andere organisatie kan een vacature worden geopend. Tegelijkertijd kan in particuliere bedrijven de functie niet alleen de secretaris-typist worden genoemd, maar ook de secretaris-beheerder, de secretaris bij de receptie, de secretaris.