Tijdmanagement: definitie, technieken en leren

Het is helemaal niet nodig om een ​​tijdmachine te bezitten om je tijd correct te beheren, maar het is de moeite waard om de regels voor de verdeling van krachten per seconde te leren kennen. Vooral voor degenen voor wie de woorden "tijd is geld" geen holle frase zijn, maar een levensmotto. Als u een van hen bent, is het van vitaal belang dat u op zijn minst de basisvaardigheden voor tijdbeheer onder de knie heeft.

Time management letterlijk vertaald uit het Engels is "time management". Dit betekent niet dat je, als je zo'n kunst onder de knie hebt, in het verleden of de toekomst kunt gaan. De belangrijkste functie van tijdmanagement is om elke minuut van je leven effectief te maken. En het gaat niet alleen om werk, het is een heel systeem dat de vele elementen van ons leven bij elkaar optelt. In eenvoudige bewoordingen bepaalt timemanagement onze planning voor de dag, week, maand of zelfs jaar.

Denk niet dat deze definitie en dit concept alleen in het bedrijfsleven wordt gebruikt. Huisvrouwen hebben ook vaak niet genoeg tijd om alle huishoudelijke taken uit te voeren. En vaak gebeurt dit helemaal niet omdat ze niet genoeg kracht hebben, ze besteden simpelweg niet de juiste tijd en moeite.

Allereerst wordt timemanagement gebruikt om de persoonlijke efficiëntie van elke individuele werknemer op zijn werkplek te verhogen en als gevolg daarvan de productiviteit van de hele organisatie te verhogen, of het nu een hightech machinefabriek of een schoonheidssalon is. Om het juiste type tijdmanagement te kiezen dat door deze of gene persoon zal worden gebruikt, moet je eerst niet alleen zijn persoonlijke doelen en doelstellingen bestuderen, maar ook persoonlijke kwaliteiten, het kwadraat van doelen en zelfs bioritmen.

Als u alle menselijke hulpbronnen correct berekent, heeft elke, zelfs de meest drukke en meest gevraagde specialist altijd genoeg tijd voor zowel werk als rust.

De basisprincipes van timemanagementwerk zijn om de belasting op jezelf en de tijd goed te verdelen. Het is noodzakelijk om de hoofdtaken te benadrukken en de "tijdeters" kwijt te raken. Tot de absorbers behoren communicatie op internet of op kantoor die u niets zegt, het kijken naar onnodige nieuws- of reclamemailings die op uw post komen of in de vorm van sms, talrijke rookpauzes of theepauzes, enzovoort.

Voordat u uw schema goed krijgt, moet u prioriteiten stellen. De auteur van een van de meest bekende en effectieve methoden hiervoor is de 34e president van de Verenigde Staten van Amerika, Dwight D. Eisenhower. De bottom line is als volgt. Verdeel alle geplande activiteiten in 4 delen:

• dringend en belangrijk;
• dringend maar niet belangrijk;
• belangrijk maar niet urgent;
• niet urgent en onbelangrijk.

Laten we eerst het kaf van het koren scheiden en selecteren wat we echt nodig hebben. Moet je morgen echt met een vriendin naar de winkel om haar te helpen een verjaardagscadeau voor haar moeder te kiezen? Misschien kan ze deze missie rustig alleen aan? Deze tijd besteed je aan iets dat echt de moeite waard is. EEN onthoud hoeveel uur je hebt besteed aan zinloze gesprekken met dezelfde vriend aan de telefoon, en stel je nu voor hoeveel je in die tijd had kunnen doen.

Hoeveel uur per dag besteedt u op sociale netwerken aan het bekijken van foto's van mensen die u kent? Maar dit is niet alleen uw kostbare tijd, maar ook emoties die veel effectiever kunnen worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor "uitzitten" met het spelen van solitaire-spellen en ander "spannend" amusement.

Het is onmogelijk om de onmetelijkheid te vatten en om niet depressief te worden over het feit dat je altijd niets doet, moet je de lat in eerste instantie niet hoger leggen. Neem in het plan precies zoveel op als realistisch is om uit te voeren en laat altijd wat tijd over, zodat wanneer u geconfronteerd wordt met onverwachte obstakels of dringende problemen, u tijd heeft om met beide om te gaan.

Bepaal het doel dat u nastreeft voordat u aan een bepaalde taak begint. Waarom moet je voor de vijfde keer in een week je bureaublad wissen? Ben jij een voorstander van perfecte reinheid? Klopt dit of wil je jezelf gewoon even afleiden van de zaken met een vochtige doek? Waarom ging je voor de tiende keer op een dag thee inschenken, wilde je het echt drinken of werd dit afgeleid van je hoofdtaken?

Een andere nuance waarmee rekening moet worden gehouden om het doel op tijd te bereiken, is het niet te overschatten. Begrijp waarom je een groot project aangaat. Wat wil je bereiken - geld, roem, eer van collega's of promotie. Alleen door te begrijpen wat het echte doel is, kun je jezelf volledig motiveren en aan het werk gaan zonder afgeleid te worden door externe dingen.

Gebruik elke overwinning als brandstof voor je verdere reis. Geef jezelf "cijfers" of hang "medailles" op. Als je een project op tijd hebt afgesloten of het van tevoren hebt gedaan, pak dan niet meteen het volgende, geniet van het “eind”-moment, onthoud deze gevoelens en ga dan pas verder. Vergeet niet om jezelf te belonen voor goed werk.

Grijp niet alles vast. Je hebt geen tien handen en je hebt maar één hoofd. Als je meerdere dingen tegelijk aanpakt, loop je het risico dat je ze allemaal niet voltooit, in ieder geval niet kwalitatief. Het is alsof je een gedicht leert en tegelijkertijd een natuurkundig probleem oplost. Dat is, zie je, onrealistisch. Op het werk is het net hetzelfde.

En hier in het huishouden, om tijd en moeite te besparen, kunnen sommige dingen worden gecombineerd. Immers, terwijl aardappelen koken of eieren voor salade afkoelen, is het goed mogelijk om bijvoorbeeld in de keuken het stof van de vensterbank te vegen of de vloer te stofzuigen.

Laat uw bedrijf niet zijn gang gaan. Maak een dagelijks werkplan. Idealiter zou dit de avond van tevoren moeten gebeuren. Houd er bij het plannen van de volgende dag rekening mee dat er op elk moment een overmachtsituatie kan ontstaan. U moet uw moeder naar het ziekenhuis brengen of uw kind eerder van school halen. Gun uzelf altijd de tijd voor deze "onvoorziene omstandigheden". Als je het niet nodig hebt voor deze behoeften, besteed het dan aan extra activiteiten.

Een ander belangrijk punt. Neem zeker even de tijd om te rusten. Pauzes zijn essentieel. Pauzes voor eenvoudige oefeningen, lunchpauze en zelfs een telefoontje naar het kind moeten ook in uw schema worden opgenomen.

Bovendien moet je het componeren, rekening houdend met hun eigen bioritme... Als je een ochtendmens bent, stel dan de moeilijkste taken aan het begin van de dag in en laat de tweede helft over voor activiteiten die de minste fysieke, mentale en morele inspanning vergen. Als je een "uil" bent en je hoofd begint pas dichter bij de lunch te werken, doe dan 's ochtends de eenvoudigste taken, neem belangrijke beslissingen wanneer je lichaam gevuld is met vitale energie.

Het woord "investering" betekent meestal financiële investeringen. Investeert u in iets dat u nooit inkomen zal opleveren? Niemand zal een roebel geven aan de fabriek, die gisteren werd vernietigd, omdat dit een dode investering is. Zo is het ook met de tijd. Stop met het te plaatsen waar het als een pijp naar buiten vliegt. Er is weer een talkshow met een intrigerend onderwerp op tv begonnen, zet het scherm dringend uit. Vraag jezelf af waarom je deze informatie nodig hebt? Alleen maar? Dus waarom zou je hier je kostbare tijd aan verspillen?

Een vriend belde en begon opnieuw over haar idiote echtgenoot te praten? Beëindig het gesprek snel en adviseer je vriend of vriendin om contact op te nemen met een psycholoog of zich te registreren op een datingsite.

Als je alle bovenstaande regels volgt en nog steeds niet genoeg tijd hebt, probeer dan een van de technieken die op verschillende momenten zijn ontwikkeld door zowel tijdmanagementspecialisten als "willekeurige" mensen. Een van de meest wijdverbreide methoden over de hele wereld is de "Tomato" -techniek. Het is uitgevonden door een gewone Italiaanse student die nooit tijd had om zich voor te bereiden op examens.

Op een dag besloot hij de controle over zichzelf en zijn tijd te nemen. Om dit te doen, gebruikte ik het meest voorkomende keukengereedschap - een timer in de vorm van een tomaat (vandaar de naam van een eenvoudige technologie). Hij zette de timer voor 25 minuten en gedurende deze tijd was hij alleen bezig met zijn studie. Stel je zijn verbazing voor, want letterlijk meteen had hij genoeg tijd om zich voor te bereiden. Probeer hetzelfde te doen.

Start een timer (wekker) voor een bepaalde tijd, waarin u slechts één specifieke taak uitvoert. Noch een telefoontje, noch een melding van een nieuwe brief per e-mail, noch iets anders mag u van deze taak afleiden. Je zult al snel merken dat je veel sneller dan voorheen op weg bent naar je doel.

Voel je als een kaasmaker die een andere populaire tijdmanagementmethode gebruikt, genaamd Swiss Cheese. Het wordt gebruikt in het geval dat ze op geen enkele manier kunnen beginnen met de uitvoering van een groot project. In dit geval wordt voorgesteld om dit project in de vorm van een vierkant stuk kaas te presenteren en er een Zwitsers exemplaar van te maken met veel grote gaten. Elke hole is een specifieke taak die moet worden voltooid om het eindresultaat te krijgen.

Als je niet weet vanaf welk einde je moet beginnen, probeer dan het eerste "gat" dat willekeurig tegenkomt. Doe een minimale inspanning en dan loopt alles op rolletjes. De enige voorwaarde is dat je niet stopt met waar je aan begonnen bent. Laat wat gedaan is een heel klein deel lijken te zijn van wat werd bedacht, maar ga verder naar elke fase, alleen precies bepaald hebbend dat je het "in één keer" zult verwerken. Anders krijg je in plaats van veel gaten in je kaas één groot gat, vergelijkbaar met een afgrond, waar zowel tijd als energie in zal vallen.

Volg strikt de deadlineregel. De term kwam uit Amerika naar ons toe. Letterlijk vertaald betekent het "deadline". Er wordt aangenomen dat dit aanvankelijk de naam was van de lijn in de gevangenis, waar de gevangene onmiddellijk werd gedood. Op niet zo afgelegen plaatsen worden dergelijke methoden al lang niet meer gebruikt, maar in de zakelijke omgeving is het zeer wijdverbreid. In de moderne wereld is een deadline een lijn in de tijdruimte die op geen enkele manier kan worden overschreden.

Deze technologie is vooral populair onder degenen die op afstand werken. Er is niemand om ze te "passen", dus je moet een kader voor jezelf stellen. Het wordt ook vaak gebruikt voor mensen in creatieve beroepen - journalisten of reclamemakers. De deadline heeft echter ook een tussenfase - de rode lijn (vertaald als "rode lijn"). Dit is de periode waarin u het ruwe werk moet overhandigen - de resterende tijd is nodig om fouten, revisies en wijzigingen die de klant kan aanbrengen te corrigeren.

Soms kunnen we gewoon niet aan de taak beginnen, alleen maar omdat het ons overweldigend lijkt, als een olifant. Om het jezelf gemakkelijker te maken, verdeel je het grote volume in kleine stukjes. Begin klein.

U moet bijvoorbeeld een algemene schoonmaak van een landhuis doen of het renoveren. Beide klinken dreigend. En als je het proces opdeelt in kleine stappen? Maak een tabel waar de reparatie bovenaan staat (algemene schoonmaak), en dan de subitems: ramen, deuren, vloeren, meubels, enzovoort. Mee eens, zo lijkt het werk niet al te moeilijk meer. Maak daarom geen olifant van een vlieg.

Goddelijke methode "Kairos". De oude Grieken beschouwden Kairos als de god van een gelukkig moment. Experts op het gebied van timemanagement hebben besloten dat er een modern mens met hem onderweg is. De essentie van de methode komt erop neer dat je geen aparte tijd verspilt aan wat met andere dingen kan worden gecombineerd. Je moet bijvoorbeeld op 8 maart een cadeau voor je moeder kopen. Bepaal waar u het wilt doen en kijk of u binnenkort andere zaken heeft in dit deel van de stad.

Je kunt misschien 3 of 4 doelen tegelijk op één plek combineren (ga naar de bank om je rekening aan te vullen, koop een nieuwigheid, enzovoort). Hetzelfde geldt voor zakelijke bijeenkomsten. Formuleer voordat u gaat onderhandelen alle vragen en suggesties die u voor de gesprekspartner heeft verzameld. Het is mogelijk dat een telefoontje of lunchbijeenkomst voldoende is om ze op te lossen. En vergeet niet te kijken of je nog andere dingen te doen hebt waar je heen gaat.

Je kunt alle tips die we in dit artikel hebben gegeven proberen, maar de eenvoudigste oefeningen moeten eerst worden gevolgd. Maak er bijvoorbeeld een regel van om het alarm niet opnieuw te rangschikken als het eenmaal afgaat. Over 5 of zelfs 10 minuten zult u niet kunnen slapen, maar u kunt heel goed te laat op uw werk komen, waarna u de hele dag tijdgebrek zult ervaren en u nauwelijks alles kunt doen.

Over het algemeen zijn er geen speciale geheimen om tijd te besparen. Hier zijn nog een paar aanbevelingen.

• Maak gebruik van de vaardigheden van uw collega's of familieleden. Deel uw werk met hen - delegeer autoriteit. De junior onderzoeker zal je zeker graag helpen, en de echtgenoot (zoon, dochter) zal de basis huishoudelijke taken, zoals de vuilnis buiten zetten of brood kopen, prima aankunnen.
• Als je besluit om van timemanagement een levensstijl te maken, het is beter om een ​​training te volgen tijdens een speciaal seminar of een specialist op dit gebied bij het bedrijf uit te nodigen om de workflow te optimaliseren.

Als een bonus voor het lezen van dit artikel, is hier nog een lifehack voor jou. Regel minstens één keer per maand, en bij voorkeur wekelijks, voor jezelf een "schone dag", die je moet doorbrengen zonder telefoon, communiceren via e-mail of in instant messengers. Dit is een arbeidsprestatie met korte pauzes voor een pauze, waarin je alle koffers moet "opruimen", als je ineens binnen een week (maand) ergens geen tijd voor had.