beroepen

Beroepsecretaresse

Beroepsecretaresse
Inhoud
  1. Geschiedenis van het beroep
  2. Voor-en nadelen
  3. Functieomschrijving
  4. Opleiding
  5. Werkplek
  6. Wat is het gemiddelde salaris?

In het kantoor van bijna elk modern bedrijf neemt de secretaresse een speciale plaats in. Dit is een specialist die helpt om de organisatie georganiseerd en draaiend te houden. In feite is het een intermediair tussen de manager, medewerkers, partners en klanten. In de regel is het niet moeilijk om deze functie te krijgen - een hogere opleiding en uitgebreide werkervaring zijn niet altijd vereist. En als je je taken efficiënt en verantwoord uitvoert, kun je in de toekomst een mooie en interessante carrière opbouwen.

Geschiedenis van het beroep

Het beroep van secretaris wordt al genoemd sinds de dagen van het oude Rome. Volgens historici werden dergelijke arbeiders ingehuurd door patriciërs en nobele of gewoon rijke burgers van het land. Als secretaresse werden mannen uit de lagere klassen met een goede opleiding in dienst genomen. In die tijd omvatten de taken van dergelijke werknemers kantoorwerk, correspondentie en vaak financiën en zelfs werkgeversgeheimen.

In Rusland verscheen de functie van secretaris in 1720 dankzij Peter I. Aan het beroep werden strenge eisen gesteld - opleiding, goede kennis van wetten, begrip van alle subtiliteiten en bijzonderheden. De functie van persoonlijk secretaresse is al sinds 1840 in trek - veel managers van verschillende ondernemingen hebben vaak een persoonlijke assistent nodig.

De eisen voor het beroep waren hoog en er waren speciale vaardigheden nodig om zo'n baan te krijgen. Toen begonnen de eerste secretariële cursussen te verschijnen.

Het moderne beroep van secretaresse is vaak receptie- en organisatorisch werk op kantoor - niet alleen de manager, maar ook collega's en bezoekers.Tegenwoordig wordt de secretaresse beschouwd als het gezicht van het bedrijf en aan zijn of haar uiterlijk beoordelen bezoekers de soliditeit van de hele onderneming. Tegenwoordig wordt dit beroep vanwege zijn specifieke kenmerken als overwegend vrouwelijk beschouwd. Tijdens de ontwikkeling van het beroep zijn er verschillende directies van het secretariaat gevormd, afhankelijk van de specialisatie.

  • Secretaresse (officemanager). Verantwoordelijkheden zijn het verdelen van telefoongesprekken, het ontmoeten van gasten, het opvolgen van instructies van de directie en het zorgen voor een stabiele werking van het kantoor (bestellen van kantoorbenodigdheden, water etc.). Voor het verkrijgen van een functie heeft een werknemer geen speciaal onderwijs nodig. In de carrièreladder is deze functie vaak de startpositie.
  • Secretaris-assistent. De functie is vergelijkbaar met die van een officemanager, maar is verantwoordelijker en complexer. Hier zijn de verantwoordelijkheden de voorbereiding van ontwerpoplossingen, het bewerken van documenten, het opstellen van teksten voor de toespraken van het hoofd op verschillende evenementen, evenals gedeeltelijke controle van het werk van de medewerkers van de organisatie. Het verkrijgen van een dergelijke functie vereist speciaal onderwijs (cursussen, opleidingscentrum).
  • Persoonlijk assistent van de manager. Deze positie wordt als eervol beschouwd. Zo'n assistent moet relaties opbouwen met het management en een sfeer van vertrouwen scheppen. Om taken uit te voeren, moet je kennis hebben van de specifieke kenmerken van het beroep, de basis van kantoorwerk, stressbestendigheid en zelfvertrouwen. De werkzaamheden bestaan ​​veelal uit het oplossen van organisatorische en administratieve problemen.

Naast deze beroepen zijn er verschillende specialisaties met een smalle specificiteit.

  • griffier. Een medewerker die documentatie ordent, facturen opmaakt, inkomende en uitgaande correspondentie registreert, een archief aanmaakt.
  • Secretaris-vertaler. Naast de basisverantwoordelijkheden is een hoog niveau van kennis van vreemde talen vereist. De werknemer neemt deel aan onderhandelingen met buitenlandse partners.
  • Juridisch secretaris. De werknemer bedient de rechtbank, controleert de aanwezigheid van personen bij vergaderingen, notuleert de zitting, stelt rechtshandelingen op en voert diverse bevelen van de rechter uit.
  • Technisch Secretaris. Om de taken te vervullen, moet je de "blinde" typemethode kennen, telefoontjes beantwoorden en met kantoorapparatuur kunnen werken.

Bijkomende karakteristieke kenmerken van het moderne beroep zijn:

  • Zakelijke correspondentie;
  • hoge snelheid van typen "blinde" methode - zonder naar het toetsenbord te kijken en alle 10 vingers te gebruiken;
  • het vermogen om verschillende kantoorapparatuur te gebruiken;
  • het vermogen om documentatie (correspondentie, archief) te ordenen.

Een volledige lijst met vereiste secretaressevaardigheden wordt meestal gevormd, afhankelijk van de structuur van de onderneming en de vereisten van de manager.

Voor-en nadelen

De voordelen van het beroep zijn onder meer:

  • er is geen fysieke activiteit;
  • er is een mogelijkheid om belangrijke communicatieve vaardigheden op te doen en nuttige verbindingen te leggen;
  • het is niet nodig om een ​​specialiteit te hebben om een ​​baan te krijgen;
  • werk in comfortabele omstandigheden;
  • in sommige gevallen kunt u kantoorapparatuur voor persoonlijke doeleinden gebruiken (kopieerapparaat, scan);
  • soms is het mogelijk om studie en werk te combineren.

Zoals in elk ander beroep, heeft de functie van secretaris zijn nadelen:

  • constant in het zicht van het management;
  • dagelijkse onberispelijke uitstraling (vooral belangrijk in grote bedrijven);
  • soortgelijke taken en routinewerk (vaak typisch voor kleine organisaties);
  • werk is vaak stressvol;
  • het vervullen van persoonlijke opdrachten van meerderen die niet met het werk te maken hebben;
  • er is zelden gelegenheid tot zelfrealisatie;
  • de bedrijfsmodus kan onregelmatig zijn.

Het ontwikkelingsperspectief voor de secretaris is vaak twijfelachtig. Sommige managers hebben geen haast om een ​​goede medewerker te verliezen en over te plaatsen naar een andere functie.Anderen zijn begripvol en worden vaak gepromoveerd tot verantwoordelijke, hardwerkende en professionele werkers.

Functieomschrijving

Een document dat bedoeld is om de rechten en plichten van een medewerker te regelen is een functieomschrijving, het is even belangrijk voor de secretaris als voor het management. Het bevat de rechten en plichten van beide partijen bij de arbeidsovereenkomst, wat het mogelijk maakt om het te gebruiken als instrument voor een effectieve afstemming van productieprocessen.

Er is niet één vorm van instructie, dus je kunt het samenstellen met een kant-en-klaar sjabloon, of je eigen document ontwikkelen. Bij het opstellen van het document is het belangrijk om er rekening mee te houden dat secretaresses in elk bedrijf verschillende functies vervullen, ondanks hetzelfde basiswerk.

De functiebeschrijving moet worden opgesteld rekening houdend met de professionele standaard en de volgende hoofdsecties bevatten.

  • Algemene bepalingen.
  • Functies.
  • Werk verantwoordelijkheden.
  • Rechten.
  • Een verantwoordelijkheid.

Naast de hoofdverantwoordelijkheden is het toegestaan ​​om aanvullende functies in de functieomschrijving op te nemen, rekening houdend met specialisatie. De instructies van een klerk, technisch secretaris, militaire of wetenschappelijke secretaris zullen dus vergelijkbare basissecretariële functies bevatten, maar verschillen in gespecialiseerde taken die in het document moeten worden vermeld.

Verantwoordelijkheden

In de klassieke zin kunnen de volgende functies worden toegeschreven aan de belangrijkste verenigde taken van de secretaris:

  • draagt ​​zorg voor de administratieve werkzaamheden van het hoofd;
  • voert zakelijke correspondentie, inclusief telefoontjes en e-mails;
  • accepteert en verspreidt correspondentie, bereidt antwoorden op ontvangen brieven voor en verzendt deze;
  • verzamelt en verwerkt de informatie die nodig is voor de manager, verricht kantoorwerkzaamheden;
  • accepteert documenten van werknemers voor verdere overdracht aan het management voor ondertekening en beoordeling;
  • bereidt vergaderingen, vergaderingen en conferenties voor, houdt de notulen bij;
  • koopt briefpapier en andere producten die nodig zijn om de goede werking van het kantoor te verzekeren;
  • lost organisatorische taken op voor de ontvangst van medewerkers en bezoekers;
  • verricht overige werkzaamheden die verband houden met de functie.

Daarnaast kunnen taken worden:

  • controle over de uitvoering van orders en orders;
  • scannen en kopiëren van documentatie;
  • annulering of uitstel van deadlines;
  • het boeken van tickets en hotelkamers;
  • opstellen van rapporten over reiskosten;
  • het bereiden van drankjes en lekkernijen voor de gasten.

In de breedste zin van het woord levert de secretaris veel werk aan het creëren en uitdragen van een positieve reputatie en het behouden van het imago van de onderneming.

Persoonlijke kwaliteiten

De secretaresse op het werk moet vaak en veel communiceren met verschillende mensen, dus een goede specialist moet aan de volgende eisen voldoen:

  • netheid;
  • nauwkeurigheid;
  • welwillendheid;
  • een spraakcultuur;
  • gezelligheid;
  • gebrek aan slechte gewoonten.

Aangezien de secretaresse het 'gezicht' van het bedrijf is, is de prettige uitstraling van de medewerker een essentieel criterium. Het is belangrijk op te merken dat we het hier hebben over gevoel voor stijl en aanwezigheid van smaak, en niet over een modeluitstraling. Vrouwen worden vaak secretaresse omdat ze worden beschouwd als flexibeler, stressbestendiger en in staat om een ​​gezellige sfeer op kantoor te creëren.

Een verantwoordelijkheid

Het specifieke van secretariaatswerk is om de manager regelmatig te helpen bij het zakendoen. Om deze reden zijn dergelijke professionele kwaliteiten uiterst belangrijk:

  • een verantwoordelijkheid;
  • stiptheid;
  • oplettendheid;
  • zorgvuldigheid;
  • leerbaarheid;
  • organisatie.

De aanwezigheid van deze zakelijke kwaliteiten stelt u in staat om vakkundig en duidelijk documentatie en dagelijkse routine op te stellen. En het vermogen om verbinding te maken met mensen zorgt voor een effectieve interactie tussen management, team en klanten.

Opleiding

Om als secretaresse aan de slag te gaan, heb je vaak geen hogere opleiding nodig, afgeronde specialistische opleidingen zijn heel geschikt. De opgedane kennis op het gebied van psychologie, snellezen en stenografie komt daarbij van pas. De basiskennis van het secretaresseberoep kan worden verkregen in gespecialiseerde hogescholen. Een dergelijke training is beschikbaar voor degenen die zijn afgestudeerd in de 9e of 11e klas van de school en duurt 1-3 jaar, afhankelijk van het bestaande secundair onderwijs.

Als de keuze viel op een gerenommeerd bedrijf, dan is het belangrijk om een ​​gespecialiseerde opleiding te volgen. Zo is er onder het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de Russische Federatie een opleidingscentrum dat secretaresses opleidt. Het centrum leert studenten computervaardigheden, de basis van kantoorwerk, bedrijfsethiek en etiquette, en Engels. Aangezien binnenlandse universiteiten geen opleiding in secretariaatswerk aanbieden, hebben kandidaten met diploma's in filologie, communicatie, psychologie en andere soortgelijke gebieden een voordeel. Sommige bedrijven bieden training aan voor kandidaten die ze willen werven.

Werkplek

Je kunt werken als secretaresse bij een gerenommeerde organisatie, in een klein bedrijf en bij een overheidsinstantie, bijvoorbeeld op een school of universiteit. Tegenwoordig heeft bijna elke leider secretaresses of assistenten nodig. De positie van de secretaris is gehuld in verschillende mythen - sommigen praten over het starten van een interessante carrière in dit beroep, terwijl anderen beweren dat er praktisch geen promotie is.

In feite hangt loopbaanontwikkeling grotendeels af van persoonlijke kwaliteiten. Door initiatief en hard werken kun je doorgroeien naar een hogere functie binnen het bedrijf, bijvoorbeeld eerst als assistent-manager en daarna als manager. De verdere ontwikkeling in het bedrijf is in handen van de specialist zelf.

Wat is het gemiddelde salaris?

Aan het begin van een carrière is het moeilijk om op een hoog salaris te rekenen. Werkgevers bieden werknemers zonder ervaring meestal een salaris van 15.000-20.000 roebel. afhankelijk van de regio van verblijf. In grote steden zijn de lonen meestal hoger. Het gemiddelde salaris van een ervaren werknemer is 30.000-45.000 roebel. dwars door Rusland. Specialisten met hogere kwalificaties, bijvoorbeeld persoonlijke assistenten van managers en assistenten, verdienen 60.000-80.000 roebel.

Het is belangrijk om te begrijpen dat het salaris vaak niet alleen afhangt van de functie, maar ook van de organisatie of onderneming waarin men graag een baan zou willen krijgen. Dus in een gerenommeerd bedrijf bereikt het salaris van de secretaresse 300.000 roebel.

geen commentaar

Mode

de schoonheid

huis