Wie is adjunct-secretaris en wat doet hij?

De functie van secretaresse is al lang de meest begeerde functie van veel vrouwen. Voorheen werd er in de regel praktisch niets van zo'n medewerker gevraagd, behalve een aantrekkelijk uiterlijk. Nu is echter alles veranderd, soms is zo'n medewerker een belangrijk onderdeel van het team en moet hij klaar zijn om veel functies uit te voeren. Daardoor heeft hij het vaak erg druk met zijn werk. Lees in dit artikel wat deze verantwoordelijkheden zijn, aan welke eisen moet worden voldaan om een ​​baan aangeboden te krijgen.

Het beroep van secretaris gaat terug tot de tijd van het oude Rome. De 'secretarissen' waren de vertrouwelingen van de keizers - mannen met grote politieke invloed. Dit beroep kreeg tijdens de Eerste Wereldoorlog een nieuwe start, maar het betekende al heel andere taken. Tot nu toe zijn alleen echo's van de oorspronkelijke betekenis van 'secretaris' bewaard gebleven in de vorm van functies als secretaris-generaal en staatssecretaris.

Tegenwoordig vereist het beroep van secretaresse-assistent de uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot documenten, de organisatie van kantoorwerk, het beheer van kantoorapparatuur en andere functies. Communicatieve vaardigheden en oplettendheid worden beschouwd als belangrijke vaardigheden voor een adjunct-secretaris. Het voorvoegsel "referent" betekent dat de werknemer met de baas zal communiceren over verschillende werkzaken. Het is duidelijk dat de concurrentie tussen degenen die deze functie willen innemen groot is, vooral bij grote bedrijven of bedrijven. De specifieke kenmerken van de vaardigheden die een secretaresse moet bezitten, kunnen soms afhangen van het werkterrein van het bedrijf.Simpel gezegd, in een technologiemarketingbedrijf moet de secretaresse de fijne kneepjes van zakelijke onderhandelingen kennen. Dit is echter helemaal niet nodig, voor elk bedrijf is alles individueel.

Grote wervingsbureaus stellen dat deze functie, samen met de functie van chauffeur en andere soortgelijke banen, veel overuren met zich meebrengt. Mensen in deze functies worden gedwongen zich aan te passen aan het schema van hun superieuren en zijn bijna 24/7 klaar om te werken. Tegenwoordig winnen "virtuele secretaresses" aan populariteit, die de meeste taken van een gewone secretaresse uitvoeren voor die bedrijven die niet de mogelijkheid hebben om een ​​kantoor te huren of dit simpelweg niet doen vanwege kostenbesparingen. Afzonderlijk moet worden gewezen op het belang van het uiterlijk van de secretaris. De secretaresse moet zich in een zakelijke stijl kleden, heldere, flamboyante en ongepaste make-up en kapsels vermijden.

Dit document bevat alle verantwoordelijkheden die verband houden met de werkzaamheden van de medewerker. Ook bevat de functiebeschrijving de rechten van de werknemer en een beschrijving van de eisen die aan hem worden gesteld. Dit document bevat informatie over wie de werknemer zal moeten vervangen tijdens diens afwezigheid. Vermeldenswaard is ook dat, indien nodig, de functiebeschrijving kan worden herzien en gewijzigd. Dit kan gebeuren in de volgende gevallen.

• Wijziging van de taken van de secretaris-assistent.
• Het verschijnen van wijzigingen in de documentatie van de organisatie.
• Het verschijnen van veranderingen in de structuur van de organisatie.

Hieronder staan ​​de belangrijkste taken van de adjunct-secretaris.

• Vaak is de persoon in deze functie verantwoordelijk voor het verstrekken van kantoorbenodigdheden aan het kantoor. Hij moet ook boodschappen bestellen als dat nodig is. De directe verantwoordelijkheid van de secretaris is het bestellen van een waterkoeler en het bewaken van de volheid ervan.
• De secretaresse-assistent moet telefoontjes voor de manager aannemen en 'afschermen'.
• Hij moet ook de procedure voor het ontvangen van bezoekers regelen.
• De persoon in deze functie rapporteert rechtstreeks aan de CEO van het bedrijf. De meeste van de uitgevoerde taken zullen dus verband houden met zijn verzoeken en bestellingen.
• De lijst van verantwoordelijkheden omvat ook de ontvangst en verzending van ontvangen en verzonden correspondentie, het opstellen van de nodige documenten op verzoek van de algemeen directeur, controle van documenten die de directeur moet ondertekenen.
• De secretaresse draagt ​​ook de nodige informatie over van de directeur naar de medewerkers en vice versa, belt de medewerkers indien nodig naar de directeur.
• Ook heeft deze medewerker veelvuldig contact met de administratie. Soms kan hij met de medewerkers van deze afdeling overleggen over de levering van kantoorbenodigdheden en -apparatuur. In tegenstelling tot het eerste hierboven beschreven punt, wordt dit punt niet altijd beschreven in de functiebeschrijvingen van de adjunct-secretaris.
• De secretaresse moet vliegtickets boeken en hotelkamers boeken voor het geval de directeur of andere medewerkers op zakenreis gaan.
• In sommige organisaties is de secretaris verplicht om het management en/of andere medewerkers op de hoogte te stellen van aanstaande feesten, verjaardagen en feestdagen van medewerkers. Soms wordt dit gedaan door een HR-specialist.
• Elke dag moet de secretaris het kantoor van de directeur voorbereiden op het begin van een nieuwe dag - het licht aandoen, kantoorapparatuur (printer, computer, enzovoort), de nodige documenten voorbereiden.

De secretaresse-assistent moet verantwoordelijk zijn voor de documentenstroom en heeft geen recht om vertrouwelijke informatie vrij te geven. Een dergelijke medewerker is verantwoordelijk voor de veiligheid van documenten en de tijdige indiening ervan bij de autoriteiten. De secretaris is verantwoordelijk voor het niet vervullen van de in de functieomschrijving voorgeschreven taken, dat wil zeggen voor het niet vervullen van zijn functie, inclusief overtredingen als te laat komen. Een werknemer kan problemen krijgen als hij nalatig is in het werken met documentatie.

De verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie die behoort tot de categorie "commerciële geheimen". Het is een werknemer verboden de inventaris, in het bijzonder de hem ter beschikking gestelde of aan het bedrijf toebehorende meubelen, te beschadigen. De secretaris is verantwoordelijk voor het tactloos of grof behandelen van medewerkers. Aangezien hij bijna dagelijks met alle andere medewerkers communiceert, moet de secretaris niet-conflicterend en diplomatiek zijn.

Allereerst heeft de secretaresse-assistent het recht om verschillende documenten die hij nodig heeft om te werken van verschillende medewerkers op te vragen. De secretaris kan de ontvangen telefoontjes naar eigen goeddunken verdelen in functie van het belang ervan. Hetzelfde geldt voor de procedure voor het ontvangen van bezoekers aan de receptie. Ook kan hij uitleg vragen van medewerkers als er sprake is van een disciplinaire overtreding. De secretaris-assistent heeft ook toegang tot documenten die als "vertrouwelijk" zijn geclassificeerd.

Alleen de CEO kan zo'n medewerker ontslaan of aannemen, en niet het hoofd van een afdeling of afdeling, zoals in andere gevallen. Hetzelfde geldt voor het opleggen van berispingen. De secretaris kan suggesties doen voor het management om documentbeheer of beheerpraktijken te verbeteren. Het kan ook sommige workflows optimaliseren. Net als elke andere werknemer heeft hij het recht om het creëren van comfortabele werkomstandigheden te eisen en kan hij zelfs mondeling uitleg vragen van werknemers die de arbeidsdiscipline schenden.

In de regel wordt het werk van de secretaris beoordeeld op zijn zorgvuldigheid en doelmatigheid. Andere vaardigheden zijn dus secundair. De medewerker moet kunnen communiceren met mensen, onderhandelen, een goed verzorgde toespraak houden. Moet verschillende organisatorische problemen kunnen oplossen, Microsoft Office-programma's gebruiken - Excel, Power Point, Word en anderen.

Er zijn geen strikte eisen voor het onderwijs, evenals voor de specialiteit die wordt genoten. Er moet echter onderwijs zijn, zij het gespecialiseerd secundair. Afgestudeerden in de rechten genieten de voorkeur vanwege het feit dat het grootste deel van hun werk te maken heeft met het bijhouden van gegevens. Werkervaring van minimaal 1 jaar is gewenst. Een alternatief voor werkervaring kan het volgen van secretariële opleidingen zijn.

In buitenlandse bedrijven kan van een toekomstige werknemer worden verlangd dat hij een bepaalde vreemde taal beheerst. De secretaris moet in staat zijn om zijn gedachten correct uit te drukken, documenten te schrijven en samen te stellen zonder grammaticale fouten.

De vraag naar dit beroep is groot. Dergelijke activiteiten zijn in de regel het meest geschikt voor jonge professionals die recentelijk zijn afgestudeerd aan onderwijsinstellingen. Deze activiteit is een geweldige kans om de structuur van het werk van het bedrijf te ontdekken. Er wordt aangenomen dat je in deze functie goede vaardigheden kunt verwerven van een toekomstige goede manager. Omdat de secretaresse-assistent een breed scala aan taken vervult, is hij zelfs voor de kleinste bedrijven een belangrijke en noodzakelijke medewerker.