Hoe zakelijke onderhandelingen voeren?

In de moderne wereld wordt steeds meer belang gehecht aan het correct en correct kunnen voeren van zakelijke onderhandelingen. Deze vaardigheid is vooral belangrijk voor degenen die hun eigen bedrijf opbouwen, voor bedrijfsleiders, managers en topmanagers. Zakelijke onderhandelingen betekenen echter niet alleen vergaderingen op hoog niveau, waar strategische beslissingen worden genomen over interactie en bedrijfsontwikkeling. Technisch gezien omvat dit gebied alle communicatie van vertegenwoordigers van het bedrijf tijdens werkuren en over een werkprobleem.

Onder zakelijke onderhandelingen wordt meestal verstaan ​​een bijzondere vorm van zakelijke communicatie die gericht is op het bereiken van overeenstemming in het kader van gezamenlijke communicatie, gedachtewisseling en voorstellen. Idealiter is het uiteindelijke doel wederzijdse of eenzijdige winst. Er kunnen veel redenen zijn, maar ze komen allemaal neer op vier hoofdtypen.

Onderhandelingen kunnen onder alle omstandigheden worden gevoerd om een ​​bepaald doel te bereiken, of worden beperkt tot het oplossen van enkele actuele vraagstukken. Blijkbaar, dat hoe globaler de reden, hoe meer kosten er nodig zijn voor een succesvolle implementatie.

Er zijn verschillende hoofdclassificaties van soorten zakelijke onderhandelingen.

• Door de aard van de ze zijn onderverdeeld in officieel - gehouden in een strikte sfeer en onderworpen aan documentatie volgens het protocol, of informeel, gehouden in een informele, semi-vriendelijke sfeer.
• Door de kring van betrokken personen onderscheid te maken tussen interne en externe ondersoorten. Interne zaken worden uitgevoerd binnen één team, terwijl organisatorische en interpersoonlijke kwesties, afbakening van functies en planning, en strategieën voor de algemene ontwikkeling van het bedrijf kunnen worden besproken.Externe onderhandelingen worden gevoerd met opdrachtgevers, klanten of zakenpartners.
• Onderhandelingstype: bepaald door de sociale status van de partijen. Onderhandelingen tussen partners en collega's die ongeveer dezelfde functie hebben, worden gelijk genoemd. Communicatie tussen een baas en een ondergeschikte of mensen van verschillende niveaus is ongelijk.

Onderhandelen is een complex en meertraps proces dat veel kennis en kosten vergt. Een van de moeilijkste fasen, die vaak de uitkomst van onderhandelingen bepalen lang voordat ze beginnen, is de voorbereiding. Het is in deze fase dat u uw doelen moet definiëren en een strategie, plaats en tijd moet kiezen. Het is ook een geweldige kans om informatie te verzamelen en te verwerken en tegelijkertijd alles te plannen.

Begin met een duidelijke en ondubbelzinnige verklaring van het doel van de onderhandelingen. Verder is het beter om het doel op te splitsen in een aantal opeenvolgende taken en de strategie, tactieken en methoden te bepalen om ze te bereiken. Bij het analyseren moet men niet alleen rekening houden met alle bekende informatie over de tegenstander, zijn beoogde doelen en manieren om deze te bereiken, maar ook met zijn eigen middelen. Nadenkend over de argumentatie, is het beter om te proberen de mogelijke reactie van de partner te voorspellen, denk na over hoe je hem kunt overtuigen, welke feiten en garanties je moet geven.

Tenzij een confronterende onderhandelingsstijl wordt gebruikt die gericht is op het bereiken van een doel tegen elke prijs, is het verstandig om van tevoren punten van mogelijke compromissen te identificeren. Bij partnerschapsonderhandelingen spelen in de regel wederzijdse concessies, althans onbeduidende stappen naar elkaar, een belangrijke rol. Het moet gebaseerd zijn op het inzicht dat de andere partij is ook geïnteresseerd in het bereiken van een wederzijds akkoord, waardoor een akkoord in eerste instantie mogelijk is.

Ook de keuze van de onderhandelingsplaats is een belangrijke factor. Het interieurontwerp, de gebruikte kleuren, het volume van de ruimte en zelfs de afstand tot de ontmoetingsplaats hebben een psychologisch effect op een persoon, waar ervaren onderhandelaars met succes gebruik van maken. Er zijn drie mogelijke opties: een ontmoeting op je eigen territorium, op het territorium van de tegenstander en op een neutraal terrein. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen, waarbij u de gedragsstijl en methoden om resultaten te bereiken kunt variëren.

• Als de bijeenkomst op uw eigen grondgebied plaatsvindt, de onderhandelaar of het team ziet een onbewust psychologisch voordeel in de vertrouwde veilige omgeving. Het is ook mogelijk om de ruimte voor jezelf te organiseren, waarbij je in eerste instantie je eigen volgorde van handelen oplegt aan de tegenstander. Te ontspannen zijn kan echter ook een negatieve rol spelen en de aandacht en concentratie verzwakken.
• Buitenaards grondgebiedop basis van het voorgaande, speelt eveneens de tegenstander in de kaart. Daarnaast zal de weg naar de locatie en locatie daar tijd en inspanning vergen. Maar aan de andere kant levert deze situatie een aantal bonussen op. Je kunt bijvoorbeeld een psychologisch portret van je tegenstander samenstellen op basis van zijn innerlijke, non-verbale beslissing. Ook kunt u zich duidelijker, zonder afleiding, concentreren op de onderhandelingen, of indien nodig zelfs "vergeten" documenten vasthouden en tijd winnen.
• Ontmoeting op neutraal terrein wordt door veel experts als de beste optie beschouwd. Partijen staan ​​in een gelijkwaardige positie, hetgeen voldoet aan de basisvereiste van het billijkheidsbeginsel.Deze beslissing leidt ertoe dat de partners uitsluitend kunnen vertrouwen op hun onderhandelingsvaardigheden.

Bij het voeren van zakelijke onderhandelingen zijn er twee hoofdbenaderingen: confronterend en partner. De keuze van de strategie is direct van invloed op het verloop en de stijl van communicatie, bepaalt de relatie van de partijen en bepaalt de regels voor alle communicatie. Het belangrijkste onderscheidende kenmerk is het verkrijgen van eenzijdig of wederzijds voordeel.

In de moderne zakelijke etiquette is de partnerschapsbenadering het populairst, hoewel de alternatieve optie veel aanhangers heeft. Tegenstanders van de confronterende stijl beschouwen haar methoden als overdreven agressief en immoreel, supporters daarentegen positioneren zichzelf als echte meesters in communicatie en classificeren compromissen en concessies als sentimentele zwakheden die niet nodig zijn voor een ondernemer.

• Confronterende stijl onderhandelen is gebaseerd op het proefschrift “Overwinning tegen elke prijs! ". Het belangrijkste criterium voor het slagen van de onderhandelingen is de onvoorwaardelijke en absolute goedkeuring van alle eigen eisen; eventuele concessies en afwijkingen worden beschouwd als een mislukking van de strategie. De confronterende benadering is gebaseerd op het feit dat je met een bepaalde vaardigheid en kennis van de menselijke psychologie de vijand kunt overtuigen van alle gunstige voorwaarden voor jezelf.

• Affiliate benadering kwam naar voren als tegenwicht voor de confrontatie en positioneert zichzelf als democratisch en modern. Het concept van partnerschap, dat in de term is verankerd, impliceert gelijke rechten van de partijen om voordelen uit de transactie te ontvangen. Dergelijke onderhandelingen zijn in de regel gebaseerd op een reeks wederzijdse concessies om uiteindelijk tot een wederzijds voordelig compromis te komen. Aangenomen wordt dat beide partijen hetzelfde doen en hetzelfde doel hebben in de onderhandelingen. Het is dan ook de taak van de meester om scherpe hoeken en tegenstellingen glad te strijken, de belangen van alle partijen tot een gemeenschappelijke deler te brengen en een gulden middenweg te vinden die iedereen tevreden stelt.

Zoals u weet, is elke etiquette een onderafdeling van ethiek, en daarom is het duidelijk dat zakelijke etiquette gebaseerd moet zijn op de basisnormen van moraliteit en ethiek.

Een acuut ethisch probleem in zakelijke communicatie is ook de kwestie van persoonlijk fatsoen en verantwoordelijkheid van iedereen, en op een algemeen niveau - eerlijke en eerlijke doorgang door alle stadia van de dialoog. Het bestaan ​​van een bedrijfsprotocol dat alle gedrags- en communicatieregels regelt, van kennismaking en kennismaking tot telefoongesprekken en cadeau-uitwisseling, helpt controversiële zaken te stroomlijnen.

Door het jarenlange bestaan ​​van de zakelijke etiquette is een duidelijke en ordelijke onderhandelingsstructuur ontstaan. Begin met formele begroetingen. De vertegenwoordigers van het gastland zijn de eersten om te begroeten. In de regel is de gastheer degene op wiens grondgebied de onderhandelingen plaatsvinden, maar als een neutrale plaats wordt gekozen, is de gastheer de partij die de vergadering heeft geïnitieerd. Ook regelt zij de plaatsing van de deelnemers volgens het protocol.

Het wordt als onbeleefd beschouwd om een ​​vergadering midden in de zaak te beginnen.... De ware kunst van onderhandelen is om geleidelijk aan over te gaan tot het onderwerp, weg van gewone informele zinnen en onderwerpen. Een dergelijke benadering zal helpen om de gesprekspartners geliefd te maken bij jezelf en je respect en interesse in hen te uiten.

De wens om de gesprekspartner onder druk te zetten, hem te dwingen de noodzakelijke beslissing te nemen, schildert de onderhandelaar evenmin. Directe vragen die onmiddellijke oplossing vereisen, moeten worden vermeden. Een effectievere en ethischere tactiek is om de tegenstander tijd te geven om na te denken en te analyseren.

Ook het uiterlijk van partners is een belangrijke factor. Tenzij anders is overeengekomen, wordt de stijl van kleding verondersteld officieel te zijn - een pak en stropdas van saaie kleuren. Het wordt als een slechte vorm beschouwd om je jas uit te doen of de knoop van een stropdas los te maken - tenminste voordat het hoofd van de ontvangende partij voorstelt om het te doen.

In het tijdperk van globalisering, internet en snelle reismodi komen zakelijke banden met andere landen en volkeren steeds vaker voor. Ondanks het algemene verlangen naar tolerantie en de vorming van een gemeenschappelijk, wereldwijd zakelijk protocol, moeten de nationale en culturele tradities van andere volkeren worden gerespecteerd. Sommige gedragspatronen lijken op elkaar, maar er zijn ook significante verschillen die communicatie soms moeilijk maken. Het is bijvoorbeeld moeilijk voor een Europeaan om de fijne kneepjes van de Japanse etiquette te begrijpen en in het bijzonder de Japanse beleefde weigering, wat klinkt als het vermijden van een direct antwoord.

Echter, de kunst van het onderhandelen is in principe gebaseerd op het vermogen om de nuances van de psychologie en de toestand van de gesprekspartner te begrijpen en te voelen... Elk gesprek is uniek en ontwikkelt zich volgens zijn eigen originele scenario. Het is niet voldoende om simpelweg een doel te stellen en dit te bereiken. Aan het einde moet je zeker een gedetailleerde analyse maken van wat er is gebeurd, begrijpen wat werkte en wat niet, welke fouten werden gemaakt en wat hielp om tot een compromis te komen.

Een ervaren meester onderscheidt zich door het vermogen om niet alleen te voldoen aan het protocol en het doel te bereiken, maar ook om de soorten onderhandelingen te differentiëren en in overeenstemming daarmee te handelen.

Het laatste, laatste punt is echter niet de overeenkomst en ondertekening van de deal, maar de hoogwaardige en tijdige uitvoering ervan. Vaak wordt deze laatste, laatste fase van de onderhandelingen onterecht verwaarloosd. Vergeet niet dat dit is hoe de zakelijke reputatie van een zakenman of een bedrijf wordt gevormd, en dit is dezelfde onmetelijke, maar significante waarde die onveranderlijk alle volgende onderhandelingen en transacties zal beïnvloeden.

Een reputatie wordt ook gevormd in het communicatieproces zelf, waarbij zowel extra positieve als tegengestelde invloed wordt uitgeoefend in geval van gebrek aan respect voor de gesprekspartner of schending van het protocol.

Voor effectieve onderhandelingen is het noodzakelijk om de voorkeursstrategie te bepalen. Experts identificeren drie hoofdstrategieën die geschikt zijn voor bepaalde omstandigheden. De keuze hangt af van een juiste en objectieve inschatting van zowel de eigen positie en capaciteiten als andere deelnemers aan de dialoog. Met een bepaalde onderhandelingsvaardigheid kan elke strategie echter leiden tot een succesvolle afronding van de deal.

Allereerst moeten parameters zoals het psychologische portret van de gesprekspartners, het niveau van hun cultuur en de normen van communicatie en interactie die tussen hen worden gehanteerd, aan een grondige analyse worden onderworpen. Je moet ook rekening houden met de vorm van de vergaderingen en de reikwijdte van de doelen en doelstellingen.

• De eerste strategie staat bekend als agressief en recht door zee., het wordt niet voor niets ook wel de tactiek van "primitieve" of "bazaar"-onderhandelingen genoemd. De belangrijkste hefboom in dit geval is het persoonlijke charisma van een zakenman die alleen geïnteresseerd is in het behalen van winst tegen elke prijs. Er wordt geen rekening gehouden met vooruitzichten op verdere samenwerking, behoud van een positief imago, wederzijds vertrouwen en comfort van de partijen bij de transactie. Er worden vaak nogal onhandige manipulatiemethoden gebruikt, gebaseerd op assertiviteit, actief opleggen en vaak bedrog. Voorbeelden van dergelijke eenmalige deals worden levendig beschreven in de geschiedenis van de vorming van de eerste Amerikaanse zakenlieden tijdens de goudkoorts.

• De tweede strategie is een tussenschakel tussen een chaotische ongereguleerde en een beschaafde markt. De essentie ligt in het constant balanceren tussen de methoden van harde en zachte druk op partners. De strategie is behoorlijk gevaarlijk en wordt voornamelijk gebruikt in situaties van harde concurrentie om middelen en afzetmarkten, wanneer er geen tijd en gelegenheid is voor langdurige discussies. Vrijwel de hele illegale markt is gebaseerd op dergelijke methoden, van grote maffia- en georganiseerde misdaadzaken tot chantage en afpersing.

• Beschaafde marktstrategie beschouwd als de meest vooruitstrevende en creatieve. Haar methoden zijn gericht op het creëren van wederzijds voordelige langetermijnrelaties met partners. Een gesprek in dergelijke omstandigheden impliceert niet altijd gelijkheid van partners, maar impliceert noodzakelijkerwijs een maximaal mogelijke billijke afweging van de belangen van de partijen.

De onderhandelingstactieken moeten ook variëren, afhankelijk van de gekozen strategie. De tactieken verschillen in de reeks gebruikte methoden en technologieën, gericht op het succesvol doorlopen van alle stadia van het proces. De meest bekende tactieken zijn anticiperen, hard offensief, regelmatig herhalen van eisen, opheldering van standpunten, gedeeltelijke concessies en ontwijken van een directe reactie.

In de volgende video kunt u zien welke zinnen niet mogen worden gebruikt in zakelijke onderhandelingen.